อย่ามัวแต่เสียดายจนธุรกิจเสียหาย

(sponsored post)

ในการทำธุรกิจ ต้นทุนจะเป็นประเด็นที่เราต้องนำมาคิดด้วยเสมอ แต่ส่วนใหญ่เราอาจจะนึกถึงแต่ต้นทุนโดยตรง เช่น ค่าแรง ค่าสินค้า ค่าเช่า เป็นต้น จนลืมไปว่าจริงๆ แล้วมันมีเรื่องของต้นทุนแฝงด้วย ซึ่งมักเป็นต้นทุนที่ใช้ไปแล้วไม่มีค่าตอบแทนกลับมาเป็นตัวเลขให้เห็น หรือถึงมีก็ใช้เวลา หรือว่าอาจจะวัดยากสักนิด ทำให้บางครั้งเราจึงไม่เห็นความสำคัญของมัน 

แต่ต้นทุนพวกนี้ถ้าเราไม่ยอมจ่าย บางครั้งก็อาจทำให้ธุรกิจของเราเสียหายได้เลย และต้นทุนพวกนี้ก็มีหลายอย่าง เรื่องที่เรามักจะเจอกันบ่อยๆ ก็เช่น

ต้นทุนเรื่องคน

สิ่งแรกๆ ที่ควรคำนึงถึงต้นทุนเกี่ยวกับเรื่องคน คือเรื่องของการพัฒนาคน เพราะการที่ธุรกิจจะบรรลุตามเป้าหมายได้ เรื่องคนเป็นเรื่องสำคัญลำดับต้นๆ ดังนั้นเราจะเห็นว่าหลายๆ บริษัทที่ประสบความสำเร็จ จึงมักใช้งบไปกับเรื่อง People Development ค่อนข้างมาก

หลายคนอาจจะคิดว่า ถ้าเราเทรนคนไปแพงๆ แล้วถ้าเกิดเขาลาออกจะทำอย่างไร ให้คิดแบบนี้ว่า ถึงวันหนึ่งเขาลาออกไปก็ไม่เป็นไร เพราะเขาได้ใช้ความรู้ความสามารถของเขาในการทำงานให้กับเราแล้ว ดีกว่าเราใช้คนที่ไม่เคยเทรนอะไรเลยแล้วก็ไม่มีความรู้มาทำงาน แล้วมีโอกาสจะเสียหายมากกว่า

การลงทุนเรื่องคนในที่นี้ไม่ใช่แค่ค่าเทรน แต่ยังมีด้านอื่นๆ ด้วย เช่น อย่างการให้ค่าตอบแทน การให้คำแนะนำแก่พนักงาน การใส่ใจพนักงาน 

ซึ่งการใส่ใจพนักงานก็เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะว่าคนเราไม่ได้มีแต่มิติเรื่องงานด้านเดียว แต่เขามีมิติเรื่องอื่นด้วย และการที่เขาอยู่ที่ทำงานแล้วเขารู้สึกว่าเขาได้รับการใส่ใจในทุกๆ เรื่อง มันก็ช่วยให้เขาอยากทำงานมากขึ้น

ซึ่งต้นทุนในการดูแลพนักงานพวกนี้ บางบริษัทก็ไม่ได้ใส่ใจเพราะคิดว่าเป็นอะไรที่ไม่จำเป็น อย่างเรื่องการเทรนนิ่งก็อาจจะมองว่าเงินที่เสียไปก็ไม่ได้ให้ผลลัพธ์ที่จับต้องได้ แต่จริงๆ แล้วถ้าเรายอมจ่ายให้พนักงานได้ไปเรียนรู้และพัฒนาตัวเอง แม้ว่าอาจจะเป็นต้นทุนที่แพง แต่ต้นทุนของการที่พนักงานไม่พัฒนาสร้างความเสียหายให้ธุรกิจมากกว่าเยอะ

อย่างที่เคยมีคนบอกว่า การลงทุนกับพนักงานของคุณควรลงทุนให้เก่งพอที่เขาจะไปทำงานที่ไหนก็ได้ แต่ว่าดูแลเขาให้ดีพอจนเขาไม่อยากไปที่ไหน

ต้นทุนเรื่องเวลา

ถัดจากเรื่องคนก็เป็นเรื่องของเวลา ซึ่งเป็นอีกเรื่องที่เรามองข้ามได้ง่ายมาก 

อย่างท่ีเรารู้กันว่าเวลาเป็นของที่มีค่ามากที่สุด เราจะเห็นว่าคนที่ประสบความสำเร็จหลายๆ คนให้ความสำคัญกับการบริหารเวลาอย่างมาก โดยเวลา 24 ชั่วโมง เขาจะใช้ไปอย่างคุ้มค่ามากที่สุด 

อย่างเวลาไพรม์ไทม์ (เวลาที่คุณทำงานได้ดีที่สุดของวันซึ่งมีเพียงไม่กี่ชั่วโมง) คนที่ประสบความสำเร็จจะหวงแหนช่วงเวลาพวกนี้มาก และจะใช้มันทำงานที่มี value มากที่สุด และนั่นเป็นที่มาที่ทำให้อาจรู้สึกว่าทำไมเขาถึงทำงานได้เยอะ นั่นเป็นเพราะเขาเข้าใจถึงเรื่องลำดับความสำคัญนั่นเอง

แต่การใช้เวลาอย่าง productive ต้องเข้าใจก่อนว่ามันเป็นคนละเรื่องกับการ multitasking (การทำงานหลายๆ อย่างพร้อมๆ กัน) บางคนที่ตอบอีเมล เขียนบทความ คุยโทรศัพท์ แล้วก็ประชุมงานไปพร้อมกัน ซึ่งไม่ดีเท่าไร

มีการวิจัยทางวิทยาศาสตร์มาแล้วว่า เวลาเรา multitasking เราคิดว่าเราทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกัน แต่ความเป็นจริง สิ่งที่สมองเราทำก็คือเราเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งแบบเร็วมาก และเปลี่ยนกลับไปกลับมา และการเปลี่ยนแต่ละครั้งมันต้องมาการเตรียมเพื่อเริ่มงานนั้น แปลว่าเราจะเสียเวลาบ่อยมากๆ

มันจริงอยู่ที่บางทีเราอาจจะมีงานที่ต้องทำเยอะมาก และเราอยากใช้เวลาไปกับการทำงานทุกอย่างให้คุ้มค่า แต่การ multitasking จะได้ผลตรงข้ามกัน 

มีนักประสาทวิทยาของ MIT ออกมาอธิบายผลเสียที่เกิดจากการ Multitasking ว่า การที่เราสลับไปทำงานหลายๆ อย่าง ทุกๆ ครั้งจะต้องใช้พลังงานสมองไปเยอะ ผลของมันส่งผลให้เราตัดสินใจผิดพลาด ลดความคิดสร้างสรรค์ และการคิดพร้อมๆ กันก็ทำให้เราสามารถเก็บข้อมูลได้เพียงเล็กน้อย

นอกจากนี้ยังมีการศึกษาจาก University of California บอกว่า ทุกครั้งที่เราสลับไปทำงานอื่นแล้วกลับมาทำงานเดิม เราจะต้องใช้เวลาเฉลี่ย 23 นาท 15 วินาที ในการกลับไปโฟกัสงานเดิม นี่พูดถึงแค่การที่เราถูกงานอื่นมาแทรกเพียงงานเดียว ลองนึกภาพว่าถ้าในช่วงเวลาหนึ่งที่เราสลับหลายๆ งาน เราต้องใช้เวลากลับมาโฟกัสงานเดิมเยอะขนาดไหน 

คำแนะนำคือ ต่อไปเวลาจะทำงานอะไรให้ทำทีละงานรวดเดียวให้จบไปเลย แล้วก็ให้ทำอย่างตั้งใจ แล้วก็พัก แล้วก็เริ่มงานต่อไป แบบนี้จะเร็วกว่า และได้ผลลัพธ์ดีกว่าการพยามยามทำงานหลายๆ อย่างพร้อมๆ กัน 

และเพราะเวลาเป็นของที่แพงมาก ดังนั้นจึงมีหลายเครื่องมือที่มาช่วยเราในจัดการเวลาให้ productive ในยุคนี้จึงมีแอปพลิเคชันและซอฟท์แวร์หลายอย่างมาช่วยบริหารจัดการงานแต่ละโปรเจกต์ด้วย บางอันก็สามารถใช้งานได้ฟรี แต่บางอันก็ต้องซื้อเช่นกัน แต่ไม่ว่าอย่างไรก็ยังเรื่องที่น่าลงทุน เพราะมันช่วยให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น

พูดถึงเรื่องการลงทุนเกี่ยวซอฟต์แวร์ ที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น ล่าสุดที่ไมโครซอฟท์ออกมาประกาศแล้วว่าจะซัพพอร์ตระบบ Windows 7 จนถึงวันที่ 14 มกราคม 2020 ซึ่งนั่นหมายความว่า หลังจากนั้น Windows จะยังทำงานได้เหมือนเดิม แต่ระบบจะไม่มีการรองรับ ทั้งเรื่องการอัปเดตซอฟต์แวร์ การปรับปรุงความปลอดภัย และจะไม่ให้การรองรับสำหรับปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต 

ดังนั้นทางไมโครซอฟท์จึงแนะนำให้ทุกองค์กรโดยเฉพาะใน SME ให้เปลี่ยนมาใช้ Windows 10 pro แทน เพื่อยกระดับความปลอดภัยสำหรับผู้ประกอบการ และเพิ่ม productivity รวมถึงการมี AI capability ในตัว ให้เข้ากับยุค cloud รวมถึงได้รับการอัปเดตแอปพลิเคชันด้วยซึ่งในปัจจุบันการซื้อเครื่องที่มี Windows 10 Pro อยู่แล้ว ราคาก็ไม่ได้สูงเหมือนเมื่อก่อน

แต่ถึงอย่างนั้นก็ยังมีหลายคน หรือหลายองค์กรที่ไม่ยอมเปลี่ยนอยู่ดี ทางไมโครซอฟท์ เอเชียจึงได้ทำการสำรวจสาเหตุจากทั้งประเทศไทยและต่างประเทศ

จากผลสำรวจพบว่าผู้ประกอบการในประเทศไทยที่ยังไม่ยอมเปลี่ยนมาจากสาเหตุดังนี้:

• 67% กล่าวว่า ไม่คุ้นเคยกับแอปพลิเคชัน และฟีเจอร์ของ Windows 10 
• 33% กล่าวว่า ไม่มีเวลาสำหรับการฝึกอบรมพนักงานและพนักงานไอทีสำหรับ Windows ใหม่
• 22% กล่าวว่า ไม่เห็นข้อเปรียบเทียบที่ชัดเจนกว่า Windows รุ่นใหม่ ดีกว่ารุ่นปัจจุบันอย่างไร

รวมถึงการที่จะเปลี่ยนซอฟต์แวร์มันมีค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยน ทำให้บางบริษัทอาจมองว่าไม่จำเป็นด้วยเหตุผลดังที่กล่าวมา แต่การใช้ Windows เดิมจริงๆ แล้วมีค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษามากกว่า เพราะเมื่อไม่สามารถรองรับการอัปเดตซอฟท์แวร์ใหม่ๆ นั่นหมายความว่าคอมพิวเตอร์มีโอกาสเสี่ยงติดไวรัสมากขึ้น มีช่องโหว่ให้โดนแฮคมากขึ้น ยิ่งถ้าพรบความปลอดภัยไซเบอร์กับ พรบคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่จะมีผลบังคับใช้เดือนพฤษภาคม ยิ่งต้องให้มั่นใจว่าบริษัทจะต้องไม่ติดไวรัส และรู้ว่าเก็บข้อมูลต่างๆขององค์กรไว้ที่ไหน

นอกจากนี้ พีซีที่มีอายุ 4 ปีขึ้นไปมีโอกาส 1.7 เท่าที่จะต้องซ่อม ทำให้สูญเสีย productivity cost ถึง 208 ชั่วโมงซึ่งมากกว่าพีซีรุ่นใหม่ถึง 3.8 เท่า

แต่สำหรับองค์กรที่เปลี่ยนมาใช้ Windows 10 pro จากการสำรวจพบว่า:

• ในแง่ของการปรับปรุงประสิทธิภาพด้านไอที ง่ายขึ้น 90%
• ลดต้นทุนการดูแลรักษาได้ 89%
• มีระบบการป้องกันเรื่องการรักษาความปลอดภัยได้ดีกว่า 87%
• และจะทำให้พนักงานมีความ productive มากขึ้น 80%

เพราะถ้าไม่อัปเดต พวกแอปพลิเคชันเก่าๆ ที่เราเคยใช้ แล้วระบบใหม่ไม่รองรับ จะส่งผลให้แอปพลิเคชันเหล่านั้นไม่เสถียร เวลามีปัญหาขึ้นมาทีก็จะยุ่งมาก การทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพเท่าที่ควร หนักสุดคือเสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูล ซึ่งอย่างหลังนี่ถือเป็นความเสียหายร้ายแรงของบริษัทเลยทีเดียว

หลายครั้งเมื่อผู้ประกอบการจะต้องจ่ายค่าอุปกรณ์หรือซอฟท์แวร์ เราควรดูเรื่องต้นทุนเป็นหลัก แต่สิ่งที่เราควรดูมากกว่าคือผลลัพธ์ ถ้าเราลงทุน พนักงานของเราก็จะทำงานง่ายขึ้น คุณภาพการทำงานดีขึ้น ทำให้ภาพรวมการทำงานของบริษัทเราดีขึ้นด้วย

เพราะฉะนั้นเรื่องพวกนี้ก็เป็นเรื่องที่เราควรลงทุนบ้าง

เพราะต้นทุนของการไม่ยอมเปลี่ยนแปลง มันแพงกว่าที่คุณคิดไว้เยอะ

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับ Windows 10 ได้ที่ https://www.microsoft.com/en-us/windows/features