Mission to the Moon x HP Managed Print Services
ถ้าหากว่าเราต้องการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน หรือเพิ่ม Output ให้กับธุรกิจ การปรับปรุง Workflow หรือกระบวนการต่างๆ ถือเป็นเรื่องสำคัญลำดับต้นๆ ที่เราต้องคำนึงถึง
เพราะการปรับปรุง Workflow จะสามารถช่วยให้คนทำงาน สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น Output ก็เพิ่มขึ้นตามลำดับ
และวันนี้เราจะมาพูดถึงวิธีในการปรับปรุง Workflow กัน
กางงานทั้งหมดออกมา:
อันดับแรกเลยคือการต้องรู้ให้หมดก่อนว่า กระบวนการในการทำงานทั้งหมดของบริษัทตอนนี้นั้นมีอะไรบ้าง เพื่อที่เราจะสามารถตรวจเช็คและหาจุดที่เราพอจะปรับปรุงได้ หลายคนอาจจะรู้สึกว่าทำไมต้องกางออกมาด้วย ปกติก็รู้และจำขึ้นใจอยู่แล้ว
ต้องบอกสำหรับธุรกิจที่ขนาดเล็กมากๆ มีคนทำงานไม่เกินห้าคน หรือมีระบบงานที่ไม่ซับซ้อน นั้น สามารถที่จะนึกในหัว แล้วไล่ Flow ต่างๆ ออกมาได้ แต่สำหรับธุรกิจที่มีทีมงานมากกว่า 5 คน หรือมีระบบการทำงานที่ซับซ้อน (ทีมเล็กแต่ตัวงานมีความซับซ้อนก็ควรที่จะต้องทำ)
สำหรับวิธีในการ “กาง” นั้น สามารถทำได้หลายแบบเลย แต่ที่แนะนำเลยคือการนำโพสต์อิท มาเขียน Task แต่อย่างที่เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มต้นทำงาน จนถึงการส่งมอบ และแปะบนไวน์บอร์ด หรือกระดาน หรือกระจก
แนะนำให้ใช้โพสต์อิท เพราะว่าเราจะสามารถโยกย้าย ปรับเปลี่ยน Task ต่างๆ ได้ง่ายนะ
สำคัญตรงการเขียนนะ ควรที่จะต้องให้ทุกคน แต่ถ้าไม่สามารถนัดทุกคนได้ ก็ต้องเป็นคนที่เข้าใจ Workflow จริงๆ หรือคนที่ Execution จริงๆ มาเขียน Task ต่างๆ ของแต่ละคน แต่ละฝ่าย พาร์ทนี้อาจจะต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก แต่อยากให้ตั้งใจทำมากๆ และอย่ามองข้าม Task เล็กๆ เป็นอันขาด
หลังจากเขียนเสร็จแล้ว เราจะได้ภาพรวมของ Workflow ทั้งบริษัทออกมาแบบละเอียดยิบ
หาจุดที่สามารถปรับปรุงได้:
ให้ทุกคน แต่ถ้าทุกคนไม่ได้ก็ให้คนที่เกี่ยวข้องกับแต่ละส่วนที่เรากำลังตรวจสอบมาช่วยกันคิดและโยนไอเดีย เช่น ถ้าเรากำลังกาง Workflow ของแผนก A ก็ให้ทีม A มาช่วยกันดูว่าเราจะสามารถปรับปรุง Workflow ของ Task ไหนได้บ้าง
สิ่งที่แนะนำอย่างหนึ่ง คือ พยายามให้มีคนที่ไม่ได้อยู่ในแผนกนั้นๆ เข้ามาคิดด้วย เพราะจะทำให้เราได้มุมมองจากคนที่ไม่ได้อยู่ในแผนกนั้นๆ
- Task ไหนที่มีการทำซ้ำซ้อนบ้าง
โดยส่วนใหญ่แล้ว เมื่อเรากางงานออกมาเรามักจะพบงานบางอย่างที่ซ้ำซ้อน คือ อาจจะต้องมีคนทำ 2 คน ทั้งๆ ที่อาจจะสามารถทำได้ด้วยตัวคนเดียว หรืองานบางอย่างที่ถูกทำแล้ว แต่เมื่อส่งต่อไปยังอีกคนก็ต้องทำใน Process เดียวกันซ้ำอีกครั้ง - Task ที่ไม่มีความจำเป็น หรือสามารถตัดออกได้
อันนี้จะคล้ายกับข้อ 1 แต่บางครั้งอาจจะไม่ได้มาในรูปแบบของงานซ้ำซ้อน แต่เป็นงานที่ไม่มีความจำเป็น หรือเราตัดออกได้ คือ ถ้าไม่มี Task นี้ก็ไม่มีผลอะไรต่อผลลัพธ์ที่ได้ หรือต่อกระบวนการทำงานทั้งหมด - หาวิธีในการใช้ Technology ในการประสิทธิภาพ
ทุกวันนี้ปฏิเสธไม่ได้ว่าสิ่งหนึ่งที่จะทำให้งานสามารถรันได้เร็วมากขึ้น Workflow ไหลลื่นขึ้น คือ เรื่องของการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้กับงานที่เหมาะสม เช่น ระบบบัญชี, การทำ Report ต่างๆ หรือ Tools ต่างๆ ที่สามารถทำให้คนทำงานสามารถทำงานได้ง่ายขึ้น
“เพราะหลายครั้งการพัฒนา Workflow ก็สามารถทำได้ผ่าน Technology”
อย่าง HP (ผู้สนับสนุนใจดีของเรา) ก็มีเทคโนโลยีเจ๋งๆ อย่าง ePrint ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการทำงาน โดยเครื่องพิมพ์ HP สามารถสั่งพิมพ์งานจากนอกองค์กรได้ด้วยเทคโนโลยี ePrint โดยผู้ใช้สามารถส่งไฟล์เอกสารเข้าสู่เครื่องพิมพ์ได้ทันที เพราะเครื่องพิมพ์ของ HP จะมีอีเมลล์ของแต่ละเครื่องเป็นของตัวเอง
สำหรับใครที่สนใจอยากเอาเทคโนโลยี ePrint ไปใช้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานลองเข้าไปดูรายละเอียดกันได้ที่ https://store.hp.com/th-th/default/printers.html?hp_facet_feat=HP+ePrint
ถ้าหากใครยังไม่เคยกาง Workflow ยังไงลองนำไปปรับทั้งหมดนี้ไปลองปรับใช้กันดูนะ
