เคยเปิดคอมพิวเตอร์ขึ้นมาแล้วพบกับลิสต์งานที่ต้องทำต่อแถวกันยาวเป็นหางว่าว และที่สำคัญทุกงานนั้นขึ้นต้นด้วยคำว่า ‘ด่วน!’ หรือไม่? หรือเคยนั่งทำงานตั้งแต่เช้าจรดเย็น พ่วงแถมการทำงานนอกเวลาเข้าไปอีก แต่เมื่อจบวันกลับพบว่างานหลักของตัวเองไม่คืบหน้าไปไหนเลยหรือเปล่า?
เพียงเพราะคำว่า ‘ด่วน’ บางคนถึงกับแบกงานกลับไปทำที่บ้านยามดึกยามดื่น หรือตื่นเช้าวันหยุดเพื่อสานต่องานเดือดเหล่านี้ให้เสร็จทันกำหนด สุดท้ายก็จมลงไปในทะเลแห่งกองงานโดยที่รู้ตัวอีกทีก็ไม่ได้อะไรกลับมา ไม่มีผลงานเพราะงานหลักไม่เดินหน้าไปไหน งานด่วนก็ต่อคิวเข้ามาไม่มีวันจบ งานที่เสร็จสิ้นไปก็ไม่ได้ก่อให้เกิดความคืบหน้าที่มีประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลขึ้นมา
หากเราหรือทีมกำลังเผชิญหน้ากับสถานการณ์เดียวกัน เป็นไปได้ว่าคุณอาจจะติดอยู่ในวังวนของ “งานด่วนจอมปลอม” (False Urgency) หรือวังวนแห่งงานที่เคลือบไปด้วยคำว่าด่วน แต่เนื้อในแล้วไม่ใช่งานที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์สำคัญต่อโปรเจกต์เลย เพราะฉะนั้นเองต่อให้เราทำ ‘งานด่วนจอมปลอม’ นี้เสร็จไปมากเท่าไรเรากลับไม่รู้สึกถึงการเติบโตทั้งของโปรเจกต์และของตนเองนั่นเอง
กับดักร้ายกร่อนทำลายทั้งเราและทีม
อย่างที่กล่าวไปว่างานด่วนจอมปลอมทำให้เราต้องทำงานมากกว่าเดิมโดยที่มองไม่เห็นผลลัพธ์ แน่นอนว่านอกจากจะผลาญสุขภาพกายไปเยอะผ่านการทำงานมากกว่าจำนวนชั่วโมงที่ควรจะเป็น จนนำมาซึ่งความเหนื่อยล้าทางกาย ความดัน และอาการอื่นๆ มากมาย ที่สำคัญคือความเครียด
ความเครียดเป็นดาบสองคม ความเครียดในปริมาณที่เหมาะสมจะทำให้เรามีแรงกระตุ้นในการทำงานให้เสร็จลุล่วง หรือบางครั้งความเครียดที่พอดีจะไปเปิดโหมดเอาชีวิตรอดที่ทำให้เราสามารถแสดงประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานออกมาได้
ทว่ากลับกัน ความเครียดที่มากเกินไปอาจนำมาซึ่งความเจ็บป่วยด้านจิตใจ เช่น ความเครียดสะสมจนเกิดเป็นความวิตกกังวล ซึ่งอาการทางใจเหล่านี้สามารถแปรเปลี่ยนเป็นอาการทางกายได้ไม่ว่าจะเป็นพฤติกรรมย้ำคิดย้ำทำ ไมเกรน และอื่นๆ อีกมากมาย
นอกจากเราจะสามารถสร้างงานด่วนจอมปลอมให้ตัวเองได้แล้ว อีกหนึ่งกรณีที่ทำให้งานด่วนจอมปลอมเข้ามาก่อกวนระบบทำงานได้นั่นคือหัวหน้านี่เองที่เป็นคนสร้างมันขึ้นมา และส่วนมากแล้วหัวหน้าก็มักจะไม่รู้ตัวว่าสร้างแมลงร้ายขึ้นมาบ่อนทำลายทีมเสียแล้ว
เจ้าแมลงร้ายตัวนี้จะแทรกซึมเข้ามาช้าๆ เริ่มจากการเป็นงานด่วนธรรมดา กลายมาเป็นงานแทรกด่วน และต่อคิวแทรกเข้ามาเรื่อยๆ จนกลายเป็นอุปสรรคชิ้นใหญ่ที่ทำให้งานและโปรเจกต์ไม่เดินหน้าไปไหน ทำลายบรรทัดฐานและระบบทำงานของทีมจนรวน ยกตัวอย่างเช่น
[ ] ตอนนี้เป็นคิวทำงานโปรเจกต์ A แต่งานโปรเจกต์ B เข้ามาแทรกด่วน
[ ] งานโปรเจกต์ B ที่เข้ามาแทรกนี้ไม่ใช่งานสำคัญ เมื่อทำเสร็จโปรเจกต์ก็ไม่มีความคืบหน้า
[ ] เพราะไม่มีเวลาทำงานโปรเจกต์ A จึงต้องนำงานนี้ไปแทรกเวลาของงานโปรเจกต์ C
ผลลัพธ์สุดท้ายของความยุ่งเหยิงนี้ก็คืองานโปรเจกต์ A ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ งานโปรเจกต์ B ก็ไม่คืบหน้า และงานโปรเจกต์ C ก็เลื่อนออกไป ทำให้ระบบการทำงานวุ่นวายและกลายเป็นคนหรือทีมที่ไม่สามารถทำงานได้ตามแผนนั่นเอง
นอกจากนี้การที่เจ้าแมลงร้ายกัดกร่อนพนักงานทั้งกายและใจยังเป็นสาเหตุให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ผลการดำเนินการลดลง ปัญหาสุขภาพทั้งกายและใจก็อาจเป็นสาเหตุของการลางานบ่อย ไปจนถึงการลาออกได้เช่นเดียวกัน เรียกได้ว่าหากเราละเลยเจ้าแมลงร้ายตัวนี้และไม่หาทางกำจัดไปก็อาจทำมาซึ่งความหายนะใหญ่ของบริษัทก็ได้ คำถามคือแล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่าเราหรือทีมของเรา หรือพนักงานของเรากำลังโดนเจ้าแมลงร้ายกัดกินอยู่หรือเปล่า?
เตือนภัย! สัญญาณว่าเรากำลังติดกับงานด่วนจอมปลอม
1. ทำงานล่วงเวลาเพราะงานด่วนแทรกเข้ามาไม่หยุด
เพราะในเวลางานที่ควรจะได้ทำงานของตนเอง กลับมีงานแทรกจากทีมนั้นที โปรเจกต์นี้ที่เข้ามาไม่หยุดจนเบียดเวลาที่ควรจะได้ทำงานจริงๆ ไป แต่กำหนดส่งงานก็ยังคงเหมือนเดิม สุดท้ายจึงทดแทนเวลาที่เสียไปด้วยการทำงานจำนวนชั่วโมงมากขึ้น บางครั้งก็นำไปทำวันหยุด และบางครั้งก็ใช้วันลาเพื่อหลีกหนีจากงานด่วนมาเคลียร์งานหลักก็มี
ลองสังเกตตัวเองหรือลูกทีมดูว่าจำนวนชั่วโมงทำงานเกินกว่ากำหนดมากน้อยขนาดไหน เพื่อหาต้นตอว่าเจ้าวายร้ายงานด่วนจอมปลอมมันแฝงมาทางไหนและรีบกำจัด รีบแก้ปัญหาก่อนมันจะเข้ามาเปลี่ยนบรรทัดฐานการทำงานในทีมไปจนหมด
2. รู้สึกผิดที่ทำงานได้ไม่มากพอ
บ่อยครั้งที่เรามักโทษตนเองก่อนเสมอว่าเป็นจุดเริ่มต้นของหายนะทั้งปวง เมื่องานไม่เสร็จทันเวลาทั้งหมดก็ทำให้รู้สึกผิดว่าทำไมทำงานได้แค่นี้ ทำไมประสิทธิภาพการทำงานต่ำ เราควรจะได้เยอะกว่านี้หรือบางทีเราอาจไม่เก่งและไม่เหมาะสม
จริงๆ แล้วประสิทธิภาพการทำงานไม่ใช่เรื่องของใครคนใดคนหนึ่ง แต่เป็นเรื่องของการบริหารจัดการ การสร้างสมดุลระหว่างเวลา คุณภาพ และต้นทุน (Time, Quality, and Cost) หากงานมากก็ต้องให้เวลามาก แต่ถ้าเวลาน้อยแล้วงานมากก็ต้องยอมลดคุณภาพหรือเพิ่มต้นทุนใช้เงินแก้ปัญหา
ดังนั้นแล้วหากพบว่าตนเองหรือสมาชิกไหนทีมมีแนวโน้มที่จะรู้สึกผิดจากการทำงานไม่ทัน อาจเป็นสัญญาณว่าเจ้างานเร่งด่วนจอมปลอมมันกำลังเริ่มกัดกินสมาชิกในทีมอย่างช้าๆ ทางที่ดีที่สุดคือต้องรีบเข้าไปสอบถามและวางแผนแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นไปด้วยกัน
3. ได้รับฟีดแบ็กว่าต้องจัดลำดับความสำคัญมากกว่านี้
การทำงานทุกวันต้องมีการจัดลำดับความสำคัญอยู่เสมอ โดยปกติแล้วการจัดลำดับความสำคัญจะแบ่งเป็นสองมิติคือ ความเร่งด่วนและความสำคัญ แต่ว่าเจ้าแมลงร้ายตัวนี้เข้ามาทำให้การรับรู้ระดับความสำคัญของงานแต่ละงานเบลอขึ้นเรื่อยๆ จนเหลือแค่เร่งด่วนแค่ไหนเท่านั้น
เพราะฉะนั้นการจัดลำดับความสำคัญของเราจึงละเลยงานสำคัญจนอาจจะทำไม่เสร็จหรือให้เวลาทำไม่มากพอคนโดนตำหนิกลับมาได้ เราจึงต้องกลับมารีเฟรชความเข้าใจและรีเซตการตั้งค่าบรรทัดฐานความสำคัญและความเร่งด่วนของงานกันอีกครั้ง
4. โปรเจกต์ที่ทำอยู่คืบหน้าช้ากว่าที่คิดหรือไม่คืบหน้าเลย
เจ้าวายร้ายอย่างงานด่วนจอมปลอมนั้น ตัวมันเองมักจะไม่ใช่งานด่วนที่สำคัญต่อความคืบหน้าของโปรเจกต์ อาจจะเป็นงานยิบย่อยที่บางครั้งก็สามารถเลื่อนออกไปก่อนหรือยกเลิกงานทั้งหมดทิ้งไปก็ยังไม่กระทบโปรเจกต์ แต่เพราะว่ากำหนดส่งมันใกล้เข้ามาแล้วคนจำนวนมากจึงไม่มีเวลาคิดถึงทางอื่นนอกจากทำมันให้เสร็จ
หากตนเองพบว่าโปรเจกต์หนึ่งใช้เวลายาวนานกว่าจะคืบหน้าเพียงเล็กน้อย หรือสังเกตเห็นว่าคนในทีมทำงานอย่างหนักและยุ่งตลอดเวลาแต่ความคืบหน้างานภาพรวมแทบไม่ค่อยเกิดขึ้น เป็นสัญญาณว่าเจ้าแมลงร้ายได้ย่างกรายเข้ามาในพื้นที่ทำงานของคุณแล้ว
จัดการตัวร้าย แก้นิสัยงานด่วนจอมปลอม
1. มองหาที่มาของความเร่งด่วน
นอกจาก ‘ถึงกำหนดส่ง’ แล้ว ภายใต้ฉากหน้าอย่างงานด่วนงานเร่งที่หัวหน้าหลายคนชอบทำ คือเก็บซ่อน “ความวิตกกังวล” ของตนเองไว้ใต้งานเหล่านั้นแล้วนำมันไปสร้างความกดดันและกังวลให้สมาชิกทีมในคราบงานด่วน
ยกตัวอย่างเช่น หัวหน้า ก. ได้รับความคาดหวังมาจากผู้บริหารจึงเกิดความวิตกกังวลว่าจะสร้างผลงานที่ตอบโจทย์ผู้บริหารไม่ได้ เมื่อมีงานจากโปรเจกต์นี้มากดดันทีมว่าต้องเสร็จภายในกำหนด แต่ลืมคิดไปว่างานที่ต้องเสร็จนั้นอาจไม่ใช่งานที่สำคัญกับภาพรวม เป็นต้น
ดังนั้นการจะกำจัดแมลงร้ายออกไปเราต้องรู้เท่าทัน ‘ความเร่งด่วน’ นั้นก่อนว่าที่ว่าด่วนนั้นเพราะมันด่วนจริง สำคัญจริง หากไม่เสร็จจะทำงานอื่นไม่ได้ หรือว่ามันด่วนเพราะเราอยากจะเติมเต็มความรู้สึกบางอย่างของตนเองให้เลิกวิตกกังวลเพียงเท่านั้น
2. จัดลำดับความสำคัญโดยไม่ยึดติดแค่กับ “กำหนดส่งที่ใกล้ที่สุด”
รีเซตบรรทัดฐานความเร่งด่วนเสียใหม่ว่าความเร่งด่วนคืออะไร เร่งด่วนจะมีองค์ประกอบใดบ้าง เช่น เร่งด่วนหมายถึงงานลูกค้ารายใหญ่ งานสปอนเซอร์เจ้าใหญ่ หรืออาจจะเป็นงานแอดมินที่ต้องติดต่อลูกค้าลูกค้าหรือลูกเพจโดยตรงจึงจะนับว่าเร่งด่วน งานอื่นเรียกว่ารอได้หรือยกเลิกได้ เป็นต้น
นอกจากนั้นยังต้องกลับมาพิจารณามิติความสำคัญด้วย โดยประเมินงานนั้นว่า สำคัญมากเท่าไรและเร่งด่วนมากเท่าไร ตามหลักการจัดลำดับความสำคัญแบบไอเซนฮาเวอร์ (Eisenhower Matrix) ที่จะแบ่งงานเป็น 4 ประเภทคือ
[ ] สำคัญและด่วน : งานประเภทนี้ต้องทำเป็นลำดับแรก
[ ] สำคัญแต่ไม่ด่วน : งานประเภทนี้ต้องทำเป็นลำดับที่สองก่อนที่จะกลายเป็นงานด่วน
[ ] ด่วนแต่ไม่สำคัญ : งานนี้อยู่ลำดับสาม ถ้ามีเวลาค่อยมาทำแต่ถ้าไม่มีก็หาคนช่วยทำ
[ ] ไม่สำคัญและไม่ด่วน : งานนี้อยู่ลำดับสี่ ค่อยมาเคลียร์ตอนที่มีเวลาว่าง หรือไม่ก็ยกเลิกงานไปได้เลย
3. รู้จักเป็นคนผัดวันประกันพรุ่ง
การผัดวันประกันพรุ่งมักให้ความรู้สึกเชิงลบว่าเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ แต่หากเรารู้จักใช้การผัดวันประกันพรุ่งอย่างมีจุดประสงค์ที่แน่ชัดเราจะสามารถเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ สร้างนวัตกรรมและเพิ่มคุณภาพให้กับผลงานได้ คำถามคือต้องทำอย่างไร?
เทคนิคการผัดวันประกันพรุ่งแบบมีกลยุทธ์คือการเริ่มต้นงานเร็ว ยิ่งเร็วเท่าไรยิ่งดี แต่ยังคงไม่ทำต่อและปล่อยทิ้งไว้อย่างนั้นจนกว่าจะใกล้ถึงกำหนดส่งงาน วิธีนี้จะทำให้เรามีเวลาใช้สมองไปกับงานมากขึ้นและสามารถไตร่ตรองความคิดได้หลายครั้งเพื่อคัดสรรทางที่คิดว่าดีที่สุดออกมา
เมื่อเราเริ่มงานเร็วความวิตกกังวลว่าจะทันหรือไม่ก็จะลดลง ทำให้เรากลั่นกรองได้ดีขึ้นว่าสิ่งที่ทำอยู่นี้จำเป็นสำหรับโปรเจกต์จริงหรือไม่ สุดท้ายหากไม่ใช่ก็จะได้รีบกำจัดแมลงร้ายออกไปได้อย่างทันท่วงทีนั่นเอง
ความเร่งด่วน (Urgency) ตัวมันเองไม่ใช่ปีศาจร้าย เพราะบางครั้งคนที่ไม่สามารถรับรู้ถึงความเร่งด่วนได้เลยอาจเป็นคนที่ทำอะไรไปเรื่อยเปื่อยวันๆ จนไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ ความคืบหน้า หรือการพัฒนาอะไรขึ้นมาเลยก็ได้ แต่ถึงอย่างนั้นความเร่งด่วนที่ไม่จำเป็นก็เป็นภัยร้ายที่ต้องรู้เท่าทันและรีบกำจัดให้ไวก่อนมันจะเล่นงานเราและทีมในที่สุด
ที่มา
– 5 Tactics to Combat a Culture of False Urgency at Work: Dina Denham Smith, Harvard Business Review – https://bit.ly/3Ri4sLh
– Training Managers to Avoid Creating a False Sense of Urgency: Margery Weinstein, Training – https://bit.ly/3sKnmBj
#worklife
#workculture
#falseurgency
#missiontothemoon
#missiontothemoonpodcast
