ถ้าเจอเพื่อนร่วมงาน เพื่อนต่างทีม ลูกน้อง หรือแม้กระทั่งหัวหน้าทำงานผิด ทำงานไม่มีคุณภาพ หรือทำงานไม่ตรงตามบรีฟ เราจะทำอย่างไร?
1) ปล่อยไป
2) พูดจาต่อว่า
3) ให้ฟีดแบ็กหรือคำแนะนำกับอีกฝ่าย
เชื่อว่ามีหลายครั้งที่บางคนยอมปล่อยไป เพราะกลัวว่าถ้าพูดจาไม่เข้าหูแล้วจะผิดใจกัน จนทำให้ทำงานร่วมกันต่อไปได้ลำบาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคนที่ทำงานผิดพลาดคนนั้นคือ “หัวหน้า” และในขณะเดียวกัน ก็เชื่อว่ามีบางคนที่พอเห็นอีกฝ่ายทำงานผิดพลาดก็จะพูดจาต่อว่าทันที โดยไม่ถนอมน้ำใจกันเลยเช่นกัน ซึ่งการต่อว่านั้นก็อาจจะไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ เพียงแค่ต้องการระบายความรู้สึกออกมาให้อีกฝ่ายรับทราบเท่านั้น
วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นคือ “การให้ฟีดแบ็ก” จริงๆ แล้วการต่อว่าก็ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของการให้ฟีดแบ็ก แต่ยังไม่ใช่การให้ฟีดแบ็กที่สร้างสรรค์เท่าไร แถมยังอาจทำให้คนที่รับฟังเสียใจอีกด้วย ทางที่ดีเราควรให้ฟีดแบ็กที่อีกฝ่ายสามารถนำไปพัฒนาต่อได้ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “Constructive Feedback”
เพราะฟีดแบ็กที่ดีต้องทำให้อีกฝ่ายพัฒนา
ในโลกการทำงาน เราไม่อาจเลี่ยง “การฟีดแบ็ก” ได้ บางครั้งเราต้องเป็นคนให้หรือบางครั้งเราก็อาจจะเป็นคนรับฟีดแบ็กนั้นเอง ทั้งจากเพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน หรือแม้แต่สมาชิกในทีมคนอื่นๆ ซึ่งฟีดแบ็กก็อาจจะดีบ้างแย่บ้างต่างกันไปในแต่ละคน จริงๆ แล้วเราไม่สามารถไปบังคับคนอื่นได้ว่าไม่ควรให้ฟีดแบ็กที่ทำร้ายจิตใจกัน แต่เราสามารถห้ามตัวเองไม่ให้ฟีดแบ็กที่กระทบจิตใจคนอื่นได้
“การให้ฟีดแบ็กอย่างสร้างสรรค์ (Constructive Feedback)” ถือเป็นทักษะสำคัญอย่างหนึ่งที่เราควรมีติดตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนที่มีหน้าที่ต้องจัดการทีมหรือบริหารคน โดย Constructive Feedback นั้นเป็นวิธีที่เรียกได้ว่าเป็นการ “สนับสนุน” ให้อีกฝ่ายหาทางแก้ไขปัญหาและพัฒนาตัวเองให้ดียิ่งขึ้น หรือพูดอีกอย่างหนึ่งก็คือเป็นเครื่องมือที่จะทำให้อีกฝ่ายรู้ได้ว่าตัวเองมีจุดอ่อนอะไรเพื่อที่จะได้แก้ไขอย่างเหมาะสม
โดยเป้าหมายของ Constructive Feedback คือการให้ฟีดแบ็กเพื่อสร้างผลลัพธ์เชิงบวก ผ่านการให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์และสามารถนำไปปรับใช้ได้ในอนาคต ซึ่งประโยชน์สำคัญอย่างหนึ่งของวิธีนี้คือ ช่วยให้คนที่รับฟีดแบ็กรู้สึกมีกำลังใจขึ้น เพราะลองนึกภาพว่าถ้ามันมีเรื่องของการให้ฟีดแบ็กเข้ามาแล้ว นั่นก็แปลว่ามีคนทำงานผิดพลาด ซึ่งแค่ทำงานผิดพลาดก็ทำให้เรารู้สึกแย่พอตัวแล้ว หากมาเจอการให้ฟีดแบ็กที่ไม่มีประโยชน์และเต็มไปด้วยคำต่อว่าเราก็คงจะหมดกำลังใจลง แต่สำหรับ Constructive Feedback นั้นตรงกันข้าม เพราะอย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่ามันคือการให้คำแนะนำไม่ใช่การต่อว่า
5 วิธีให้ฟีดแบ็กแบบไม่หักหาญน้ำใจผู้อื่น
จะเห็นได้ว่า Constructive Feedback ถือเป็นวิธีที่ดีที่เราสามารถนำมาปรับใช้ในชีวิตการทำงานได้ หากใครอยากลองหันมาให้ฟีดแบ็กคนอื่นอย่างมีความสร้างสรรค์ยิ่งขึ้น ก็สามารถเริ่มได้ด้วย 5 วิธีต่อไปนี้
1. บอกเหตุผลกับอีกฝ่ายว่าทำไมเราถึงให้ฟีดแบ็กในครั้งนี้
แทนที่จะเรียกอีกฝ่ายมาพูดคุยและต่อว่าในทันทีทันใด ทางที่ดีแนะนำว่าก่อนที่เราจะให้ฟีดแบ็กใคร เราก็ควรพูดเกริ่นขึ้นมาก่อนว่า ตอนนี้มีปัญหาอะไรเกิดขึ้น เพื่อทำให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจถึงเรื่องที่เกิดขึ้นตรงกัน เพราะวิธีนี้จะช่วยให้อีกฝ่ายเข้าใจได้ว่า ต่อไปเราจะพูดถึงเรื่องอะไร
2. อธิบายถึงสิ่งที่เราเห็นจากปัญหาตรงหน้า
เมื่อเกริ่นไปแล้วว่าอะไรคือเหตุผลที่เราขอพูดคุยกับอีกฝ่ายเป็นการส่วนตัวในครั้งนี้ ต่อไปให้อธิบายว่าเราเห็นอะไรจากปัญหาตรงหน้าบ้างและเรารู้สึกหรือมีปฏิกิริยาต่อสถานการณ์นั้นๆ อย่างไร เพื่อทำให้อีกฝ่ายเห็นรายละเอียดของเรื่องที่เกิดขึ้นได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ เราก็อาจจะให้ข้อมูลเพิ่มไปด้วยก็ได้เช่นกันว่า สถานการณ์ที่เกิดขึ้นส่งผลกระทบต่อคนอื่นๆ อย่างไรบ้าง เพื่อให้อีกฝ่ายเข้าใจถึงผลกระทบที่ตามมาจากการทำงานของตัวเอง และที่สำคัญคือต้องจำไว้เสมอว่าอย่าใส่อารมณ์
3. ให้โอกาสอีกฝ่ายได้พูดในมุมของตัวเองบ้าง
อีกเรื่องหนึ่งที่เราควรให้ความสำคัญเมื่อให้ฟีดแบ็กกับคนอื่นคือ เราห้ามพูดอยู่ฝ่ายเดียว ให้รับฟังความคิดเห็นจากอีกฝ่ายด้วย เช่น ถามอีกฝ่ายว่ามีความคิดเห็นอย่างไรกับเรื่องที่เกิดขึ้น เพราะมันอาจมีเหตุผลเบื้องลึกเบื้องหลังที่เราไม่เคยรู้มาก่อนก็ได้
4. เสนอวิธีการแก้ปัญหาให้กับอีกฝ่าย
เมื่อเราได้รับฟังความคิดเห็นครบทุกมุมและมองเห็นถึงต้นเหตุของปัญหาแล้ว ต่อไปให้เสนอวิธีการแก้ปัญหาหรือคำแนะนำต่างๆ ให้กับอีกฝ่าย เพื่อที่เขาจะได้นำไปพัฒนาและปรับปรุงวิธีการทำงานให้มีคุณภาพยิ่งๆ ขึ้นไป
5. สรุปสิ่งที่พูดคุยกันอีกครั้ง
ขั้นตอนสุดท้ายก่อนจบการสนทนา ให้สรุปถึงสิ่งที่คุยกันอีกครั้ง เช่น สรุปว่าตกลงแล้วจะให้อีกฝ่ายพัฒนาอะไร เราจะเดินหน้ากันต่อไปทางไหน มีเรื่องอะไรบ้างที่เราควรระวังกันต่อไปในอนาคต เพื่อที่ปัญหาเดิมๆ จะได้ไม่วนกลับมาอีก ขั้นตอนนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจเรื่องทั้งหมดตรงกัน
“การฟีดแบ็กอย่างสร้างสรรค์” ถือเป็นทักษะพื้นฐานสำคัญที่เราทุกคนควรมี สิ่งสำคัญที่เราควรตระหนักไว้เสมอเมื่อต้องให้ฟีดแบ็กกับใครสักคนคือ “ถ้าไม่ชอบแบบไหน ก็อย่าไปทำแบบนั้นกับใคร” เช่น ถ้าเราไม่ชอบให้คนมาพูดจาไม่ดีใส่ ก็อย่าไปพูดจาไม่ดีกับคนอื่น เพื่อที่เราทุกคนจะได้อยู่ร่วมกันในองค์กรอย่างสงบสุข พร้อมทั้งยังสามารถพัฒนาตัวเองและคนในองค์กรไปข้างหน้าได้
อ้างอิง
– The right way to give constructive feedback at work: It ‘should always come from a place of caring’ : Aditi Shrikant, CNBC – https://bit.ly/3DXMmHh
– How to give constructive feedback at work (With examples) : Indeed – https://bit.ly/45agpap
#Skill
#Feedback
#MissionAcademy
#MissionToTheMoon
