สำหรับคนทำงานเองการได้รับฟีดแบ็กก็เปรียบเสมือนการได้รับโอกาสในการเติบโต ปรับปรุง และพัฒนาศักยภาพในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่เพราะปกติแล้วฟีดแบ็กมักมาจากหลายคนและประกอบไปด้วยฟีดแบ็กที่เป็นการชื่นชม คำวิจารณ์และข้อแนะนำอยู่เสมอ
แต่ละคนก็มีวิธีการพูดหรือแสดงความคิดเห็นที่แตกต่างกันตามบุคลิกภาพ หลายครั้งเราจึงอาจจะเผชิญหน้ากับฟีดแบ็กที่ไม่สร้างสรรค์จนเราแทบไม่อยากรับฟัง ยกตัวอย่างฟีดแบ็กสุดจะเป็นพิษ เช่น ‘งานอย่างนี้ทำออกมาได้ยังไง’ หรือ ‘ใช้อะไรคิดถึงได้มาแบบนี้’ บางองค์กรจึงมีการสร้างวัฒนธรรมฟีดแบ็กขึ้นมาให้เป็นระบบเพื่อส่งเสริมการให้ฟีดแบ็กที่สร้างสรรค์มากขึ้น
ทว่าหากองค์กรที่เราทำงานอยู่ไม่มีวัฒนธรรมที่ส่งเสริมการฟีดแบ็กสร้างสรรค์เช่นนั้น แล้วพนักงานท่านหนึ่งอย่างเราควรจะแยกแยะอย่างไรดีกว่าฟีดแบ็กแบบไหนที่ควรนำไปใช้และฟีดแบ็กแบบไหนที่ควรเมินไปเพราะไม่ช่วยให้เกิดประโยชน์อะไร
ฟีดแบ็กแบบไหนที่ควรเมิน?
นอกจากชีวิตทำงานแล้ว ชีวิตส่วนตัวเราก็พบเจอฟีดแบ็กอยู่เป็นประจำ วันนี้ Mission To The Moon จึงมีเทคนิคการกรองฟีดแบ็กก่อนนำไปใช้จาก Dorie Clark ผู้เขียนหนังสือ Stand Out รวมถึงบทความบน Harvard Business Review และ Paul Petrone จาก LinkedIn มาฝากกัน
1.ฟีดแบ็กที่คลุมเครือ ต้องมาเดาใจ
สำหรับคนทำงานที่มีประสบการณ์มาบ้างแล้วคงเข้าใจเป็นอย่างดีว่าฟีดแบ็กที่คลุมเครือส่งผลเสียอย่างไรและควรรับมือยังไงกับคนที่ให้ฟีดแบ็กไม่ชัดเจนดี แต่สำหรับเด็กจบใหม่หรือคนที่เพิ่งเริ่มสายงานนั้นๆ อาจจะพบว่าตนเองต้องคอยเดาใจว่าผู้ให้ฟีดแบ็กต้องการอย่างไรกันแน่ตลอดเวลา ยิ่งทำให้เสียทั้งเวลาและกำลังใจในการทำงานที่ไม่รู้จะเป็นที่ยอมรับเมื่อใด
2.ฟีดแบ็กจากแหล่งที่มาที่ไม่น่าเชื่อถือ
แม้ว่าทุกคนมีสิทธิ์มีเสียงในการแสดงความคิดเห็นอย่างเต็มที่ไม่ว่าคนนั้นจะเป็นมือใหม่ มือฉมัง หรือแม้กระทั่งคนนอก แต่เราต้องจัดลำดับความสำคัญให้ดีเพราะบางครั้งคนที่ไม่ชำนาญในเรื่องนั้นๆ อาจไม่เข้าใจหรือขาดองค์ความรู้ที่เพียงพอในการให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์และตรงกับความตั้งใจเราจริงๆ ได้นั่นเอง
3.ฟีดแบ็กจากคนเดียวที่แตกต่างจากคนอื่น
ท่ามกลางความเห็นที่เป็นไปในทางเดียวกัน ความคิดเห็นที่สวนทางก็เหมือนจุดสีดำท่ามกลางพื้นที่สีขาว บางครั้งมันก็โดดเด่นเสียจนเราไม่สามารถละความสนใจ สุดท้ายก็ให้ความสำคัญกับจุดเดียวนั้นมากเกินไปจนละเลยความคิดเห็นอีกมากมายที่พูดเป็นเสียงเดียวกัน แม้ว่าบางครั้งความคิดเห็นที่โดดออกมาอาจเป็นความจริงหรือคำแนะนำที่ดี แต่ก็ต้องไม่ลืมที่จะสร้างสมดุลระหว่างความคิดเห็นนั้นและความคิดเห็นอื่นๆ ด้วย
4.ฟีดแบ็กที่โจมตีบุคคลมากกว่าผลงาน
โลกออนไลน์ทำให้คนเรากรองคำพูดน้อยลงเพียงเพราะเราไม่ได้สบตากันขณะพูด หลายครั้งเราจึงมักเจอกับคำพูดที่โจมตีบุคคลมากกว่า เช่น แทนที่จะเป็น ‘ฉันไม่เห็นด้วยกับความคิดคุณ’ กลับกลายเป็น ‘โง่หรือเปล่า’ เป็นต้น แน่นอนว่าแทนที่จะเสียเวลาหาเจตนาหรือรู้สึกแย่ไปกับฟีดแบ็กเหล่านี้ การใช้เวลากับฟีดแบ็กที่มีประโยชน์อื่นๆ ย่อมเป็นทางเลือกที่ดีกว่า
5.ฟีดแบ็กที่ตรงข้ามกับความตั้งใจที่เรายึดถือ
เชื่อว่าในการสร้างผลงานชิ้นหนึ่งเราย่อมมีความตั้งใจที่จะแสดงให้เห็นหรือสื่อสารอะไรบางอย่างกับผู้รับเสมอ เช่น อยากให้ผู้เห็นผลงานรู้สึกหงุดหงิด เป็นต้น เช่นนั้นแล้วหากฟีดแบ็กออกมาในทำนองว่าหงุดหงิดกับผลงานก็นับว่าตรงกับจุดประสงค์แล้ว
แต่บางครั้งความตั้งใจของเราอาจไม่ถูกใจคนบางกลุ่มจนก่อให้เกิดฟีดแบ็กทำนองว่า อย่าทำแบบนี้เลย ทำแบบอื่นดีกว่า แน่นอนว่าฟีดแบ็กเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องแย่ แต่เพราะมันขัดกับตัวตนและความต้องการดังเดิมของเรา เวลานี้ที่เราควรยึดมั่นในความคิดตนเองนั่นเอง
วิธีการให้ฟีดแบ็กเหล่านี้ล้วนเป็นการแสดงออกที่ไม่สร้างสรรค์และไม่นำมาซึ่งประโยชน์ที่ดีต่อผู้ฟัง เป็นไปได้ก็ควรที่จะเมินไปไม่จำเป็นต้องเสียเวลาหาทางปรับตัวเพื่อให้ทุกคนพอใจ กลับกันหากเราต้องการจะฟีดแบ็กใครอย่างสร้างสรรค์ เราควรจะทำอย่างไรจึงจะไม่กลายเป็นฟีดแบ็กที่ควรเมิน?
วิธีการฟีดแบ็กให้มีประสิทธิภาพ
แน่นอนว่าโลกของการทำงานทุกคนต้องได้เป็นผู้ให้และผู้รับอยู่เสมอ เพื่อพัฒนาภาพรวมงานของทีมให้ดีขึ้นเราอาจจะต้องเป็นฝ่ายให้ฟีดแบ็กกับคนอื่นบ้าง แล้วจะทำอย่างไรให้ฟีดแบ็กเราไม่กลายเป็นหนึ่งในฟีดแบ็กที่ควรเมิน?
เพราะการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ หากเราเลือกวิธีสื่อสารที่ไม่เหมาะสม สารที่ต้องการจะสื่อก็อาจจะไม่ถึงมือผู้รับ ก่อนที่ความคิดเห็นเราจะกลายเป็นเพียงข้อความที่ควรเมิน Mission To The Moon เลยอยากแนะนำให้ทุกคนรู้จักกับ “Contructive Feedback” กัน
“Constructive Feedback” เป็นการฟีดแบ็กประเภทหนึ่งที่สามารถใช้เพื่อชมเชยหรือฟีดแบ็กเชิงบวก (Praise) และใช้เพื่อวิจารณ์ (Criticism) อย่างสร้างสรรค์ โดยวิธีการฟีดแบ็กประเภทนี้มีลักษณะเด่นคือการคำนึงถึงประโยชน์ของผู้รับ ไม่นำอารมณ์มาเกี่ยวข้องเป็นการส่วนตัว และต้องแนะนำในสิ่งที่นำไปปรับปรุงได้จริง โดยมีวิธีให้ฟีดแบ็กดังนี้
1.ให้ความสำคัญกับกาลเทศะ
หลักการสำคัญของการสื่อสารคือการดูบรรยากาศรอบตัวว่าเวลาและโอกาสใดที่เหมาะสมในการสื่อสารเรื่องนั้นๆ การเลือกเวลาและสถานที่ให้เหมาะสมจะทำให้สารที่เราต้องการจะสื่อได้รับการถ่ายทอดออกไปครบถ้วนมากที่สุด
2.ใส่ใจกับน้ำเสียงที่ใช้สื่อสาร
นอกจากการเลือกเวลาและสถานที่แล้ว คนที่ต้องการฟีดแบ็กต้องเลือกน้ำเสียงให้เหมาะกับสารและผู้รับด้วยเช่นกัน เช่น ผู้รับสารอาจเป็นคนที่ขี้เล่นและมักพูดติดตลกเสมอ การใช้น้ำเสียงที่จริงจังเพื่อสื่อสารเรื่องสำคัญๆ ก็ช่วยให้เขารับรู้ว่าควรต้องรับสารนั้นเข้าไปอย่างจริงจังนั่นเอง
3.ควบคุมและแสดงอารมณ์อย่างเหมาะสม
หลายครั้งที่บรรยากาศการฟีดแบ็กอาจทำให้อารมณ์พลุ่งพล่าน ไม่ว่าจะเป็นอารมณ์แง่บวกหรือแง่ลบต่างๆ คนฟีดแบ็กต้องรู้จักการบริหารจัดการอารมณ์ของตนเองไม่ให้ไหลตามบรรยากาศเหล่านั้นจนทำให้สารที่ต้องการจะสื่อบิดเบือนออกไปจากความตั้งใจ
4.กำหนดจุดประสงค์ของฟีดแบ็กเสมอ
การฟีดแบ็กนั้นมีหลายจุดประสงค์ ไม่ว่าจะเป็นการคาดหวังให้ผู้รับสารปรับปรุงพฤติกรรม แนะนำตัวเลือกที่น่าสนใจโดยที่ผู้รับสารอาจจะนำไปทำตามหรือไม่ก็ได้ เป็นต้น การสื่อสารจุดประสงค์ออกไปให้ชัดเจนก่อนเริ่มการฟีดแบ็กจะทำให้ผู้รับสารเข้าใจมากขึ้นว่าต้องทำอย่างไรกับฟีดแบ็กนั้นต่อไป
5.เตรียมสิ่งที่จะพูดไว้ก่อน
แม้คนไทยจะแปลว่าอิสระ แต่การพูดไปเรื่อยในการฟีดแบ็กอาจทำให้ผู้รับสารสับสน ไม่เข้าใจเป้าหมาย หรือไม่สามารถจับใจความที่เป็นประโยชน์ไปเพื่อปรับปรุงพัฒนาตนเองได้ ผู้ให้ฟีดแบ็กจึงจำเป็นที่ต้องเตรียมสิ่งที่จะพูดเพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถสื่อสารออกไปได้อย่างครบถ้วนนั่นเอง
6.สื่อสารให้ตรงประเด็น อย่าอ้อมค้อมหรือเบี่ยงประเด็น
แน่นอนว่าผู้ฟีดแบ็กบางคนอาจคำนึงถึงความรู้สึกผู้ฟังมากเกินไปจนพยายามที่จะบิดคำพูดให้เป็นเชิงบวกมากขึ้นจนบางครั้งสารที่ต้องการจะสื่อก็บิดเบือนไป หรือบางคนก็อ้อมค้อมหรือเกริ่นถึงสิ่งอื่นๆ แวดล้อมเยอะเกินไปจนทำให้สาระสำคัญถูกบิดเบือน การหาคำพูดที่เหมาะสมและตรงประเด็นจึงเป็นการเตรียมตัวให้ฟีดแบ็กที่สำคัญ
7.เปิดโอกาสให้มีการโต้ตอบจากผู้รับฟีดแบ็ก
การฟีดแบ็กไม่จำเป็นต้องเป็นการสื่อสารทางเดียว การเปิดโอกาสให้ผู้รับฟีดแบ็กได้อธิบายเหตุผลหรืออธิบายความรู้สึกหลังจากได้รับฟีดแบ็กจะทำให้ผู้ให้ฟีดแบ็กเข้าใจและหาวิธีฟีดแบ็กที่เหมาะกับคนรับสารได้มากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
8.อย่าลืมสรุปและเน้นย้ำประเด็นสำคัญ
ก่อนที่จะจบบทสนทนา การสรุปประเด็นและเจตนาของเราอีกครั้งจะช่วยให้ผู้รับสารได้ข้อความที่ตรงประเด็นและย่อยง่ายมากขึ้น ทำให้ผู้รับสารเข้าใจเจตนาของผู้ให้ฟีดแบ็กและสามารถนำไปปรับใช้พัฒนาตนเองได้ง่ายมากขึ้นนั่นเอง
การฟีดแบ็กเป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้การสร้างผลงานที่มีคุณภาพ การเรียนรู้วิธีกรองฟีดแบ็กและวิธีการให้ฟีดแบ็กที่ดีจึงจำเป็นสำหรับคนทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการทำงานคนเดียวหรือทำงานกับทีมก็ตาม ที่สำคัญคือการฟีดแบ็กที่ดีไม่ได้มีวิธีเดียว หมั่นเรียนรู้และนำไปปรับใช้ตามบริบทของตนเองจะทำให้การทำงานของเราง่ายขึ้นนั่นเอง
ที่มา
– When It’s OK to Ignore Feedback: Dorie Clark, Harvard Business Review – https://bit.ly/3GRQ1ru
– The 4 Types of Feedback You Should Ignore: Paul Petrone, LinkedIn – https://bit.ly/3NCebtE
– 5 Kinds of Feedback You Should Ignore: Will Yakowicz, Inc. – https://bit.ly/3Nw3x80
– Constructive feedback: VALAMIS – https://bit.ly/483XOys
#worklife
#organizationalculture
#contructivefeedback
#missiontothemoon
#missiontothemoonpodcast
