“ระบบราชการ” คือปัญหาสำคัญที่หลายองค์กรกำลังเผชิญ
Doug McMillon ซีอีโอของ Walmart เรียกมันว่า “ตัวร้าย”
Charlie Munger รองประธานของ Berkshire Hathaway เปรียบมันเหมือน “มะเร็ง”
Jamie Dimon ซีอีโอของ JPMorgan Chase มองว่ามันเป็น “โรคร้าย” ของธุรกิจ
ผู้นำธุรกิจส่วนใหญ่ต่างก็ทราบกันดีว่าระบบราชการนั้นสามารถบั่นทอนความคิดริเริ่ม การกล้าเสี่ยง และความคิดสร้างสรรค์ได้ แต่สิ่งนี้ก็ยังคงเติบโตและฝังรากลึกในองค์กร
Amazon บริษัทยักษ์ใหญ่ด้านอีคอมเมิร์ซและเทคโนโลยีที่มีพนักงานหลายแสนคนทั่วโลก ก็ไม่สามารถรอดหนีจากความท้าทายนี้ได้พ้น แต่ล่าสุดบริษัทก็ได้คิดค้นวิธีการใหม่ในการรับมือกับปัญหานี้
เมื่อไม่นานมานี้ Andy Jassy ซีอีโอของ Amazon ได้ส่งสารถึงพนักงานทั้งบริษัทถึงเรื่องราวสำคัญหลายเรื่องด้วยกัน หนึ่งในนั้นคือการประกาศเปิดตัว “Bureaucracy Mailbox” ตัวช่วยในการรับมือกับปัญหาระบบราชการในองค์กร
Bureaucracy Mailbox คืออะไร?
Bureaucracy Mailbox เป็นช่องทางที่ Andy Jassy สร้างขึ้นเพื่อให้พนักงานสามารถรายงานปัญหาเกี่ยวกับระบบราชการหรือขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในบริษัท พูดง่ายๆ ก็คือ ถ้าพนักงานเจอขั้นตอนไหนที่ยุ่งยาก ซับซ้อน หรือไม่จำเป็น ก็สามารถส่งข้อเสนอแนะได้โดยตรงผ่านช่องทางนี้
Andy Jassy อธิบายว่า บริษัทได้สร้าง Bureaucracy Mailbox ขึ้นมา เพื่อให้พนักงานแจ้งเรื่องขั้นตอนหรือกฎระเบียบที่คิดว่าไม่จำเป็นหรือสร้างปัญหาในการทำงาน ซึ่งเขาก็ยอมรับว่าบริษัทยังต้องมีกฎระเบียบบางอย่างเพื่อให้งานเดินหน้าได้ แต่ถ้ามีอะไรที่ไม่จำเป็นจริงๆ ก็อยากให้พนักงานช่วยบอก เขาสัญญาว่าจะอ่านทุกข้อเสนอและจัดการแก้ไขตามที่เห็นสมควร
แนวคิดนี้น่าสนใจตรงที่ Amazon เปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนมีสิทธิ์ในการรายงานปัญหาได้โดยตรง ไม่ต้องรอให้ผู้บริหารระดับสูงเห็นปัญหาด้วยตนเอง ซึ่งสะท้อนถึงความพยายามของ Amazon ในการรักษาวัฒนธรรมการทำงานที่เน้นความคล่องตัวและการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกระดับ
การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญนี้เกิดขึ้นจากการที่ Amazon ตระหนักถึงผลกระทบของการเติบโตอย่างรวดเร็วของบริษัท ซึ่งทำให้มีผู้จัดการและลำดับชั้นในการบริหารเพิ่มขึ้นมากจนนำไปสู่ปัญหาต่างๆ เช่น
1. การประชุมที่มากเกินความจำเป็น บางครั้งมีการประชุมเตรียมการซ้อนกันหลายชั้น
2. การตัดสินใจที่ต้องผ่านหลายระดับ ทำให้เกิดความล่าช้า
3. พนักงานระดับปฏิบัติการรู้สึกว่าไม่มีอำนาจในการเสนอความคิดเห็น เพราะการตัดสินใจมักเกิดขึ้นในระดับบนเท่านั้น
Bureaucracy Mailbox จึงเป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ โดยเปิดช่องให้พนักงานทุกระดับสามารถสื่อสารกับผู้บริหารระดับสูงได้โดยตรง เมื่อพบเห็นปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบราชการหรือขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
อย่างไรก็ตาม การนำ Bureaucracy Mailbox ไปใช้จริงอาจมีความท้าทายหลายอย่าง เช่น การจัดการกับปริมาณข้อเสนอแนะที่อาจมีเข้ามาจำนวนมาก หรือการรับประกันว่าพนักงานจะไม่โดนลงโทษถ้าพวกเขารายงานปัญหาที่อาจไปขัดใจหัวหน้าหรือผู้บริหาร อีกทั้งยังมีคำถามว่า Amazon จะสามารถนำข้อเสนอแนะเหล่านี้ไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่เป็นรูปธรรมได้จริงหรือไม่
ต้องติดตามกันต่อไปว่าแนวคิดนี้จะประสบความสำเร็จมากน้อยแค่ไหน แต่ไม่ว่าผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร Bureaucracy Mailbox นี้ก็นับเป็นความพยายามที่น่าสนใจของ Amazon ในการรับมือกับปัญหา “ระบบราชการ” ซึ่งเป็นความท้าทายสำคัญสำหรับบริษัทขนาดใหญ่
อ้างอิง
– Amazon CEO’s ‘bureaucracy mailbox’ for employees is a smart idea that more companies need : Tim Paradis, Business Insider – https://bit.ly/3XtqpsW
– Message from CEO Andy Jassy: Strengthening our culture and teams : Andy Jassy, Amazon – https://bit.ly/3zprD0k
– The End of Bureaucracy : Gary Hamel and Michele Zanini, HBR – https://bit.ly/4e5cmRb
#trend
#worklife
#amazon
#missiontothemoon
#missiontothemoonpodcast
