ความท้าทาย เมื่อต้องทำงานระยะไกล

729

ตั้งแต่เกิดวิกฤต Covid-19 บริษัทส่วนใหญ่ก็ได้ออกมาตรการให้ทุกคนสามารถ Work form home ได้ หลายๆ คนน่าจะรู้สึกว่าเป็นเรื่องที่ดี เพราะบางบริษัทก็สามารถลด Cost บางส่วนไปได้ค่อนข้างเยอะ ข้อมูลจาก CBRE.com ก็ได้ระบุว่า บริษัททั่วไปในสหรัฐฯ ต้องเสียค่าใช้จ่ายในเรื่องของ Space Office สูงกว่า 12,000 ดอลลาร์ 

ส่วนพนักงานก็รู้สึกเห็นด้วยกับนโยบายนี้ GitLab ได้สำรวจคนทำงานประมาณ 3,000 คนที่ทำงานจากระยะไกล ซึ่ง 90% รู้สึกพอใจมาก และ 84% รู้สึกว่าตัวเองสามารถทำงานได้ดีกว่าเข้าออฟฟิศ 

แต่พวกเขาทั้งหมดต่างก็ยอมรับว่า จริงๆ แล้วการทำงานระยะไกลมันก็มีข้อเสีย

1. การสื่อสารที่สับสน หรือขาดความชัดเจน

35% ของผู้ที่ตอบแบบสำรวจใน GitLab ระบุว่า การทำงานที่บ้านไม่ได้สะดวกต่อการติดต่อกับทีมงานหรือลูกค้า และแน่นอนว่าการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนจะส่งผลต่อภาพรวมของการทำงาน

วิธีแก้ :

1.หาเครื่องมือในการ Tracking :

ทุกวันนี้มีเครื่องมือมากมายสำหรับการ Track ขั้นตอนการทำงานอย่างเช่น Asana (Mission To The Moon Team ก็กำลังใช้กันอยู่) หรือแม้แต่แปะบันทึกการประชุม แชร์ไฟล์ผ่าน Google 

แต่ไม่ว่าจะมีเครื่องมือที่ดีแค่ไหน ทุกคนในทีมจะต้องตกลงกันให้ได้ว่า ใครจะทำอะไรบ้าง ใครเป็นคนติดตาม Follow up งาน และความถี่ที่ต้องประชุมงานควรมากขึ้นหรือไม่ 

2.แบ่งทีมให้มีขนาดเล็กลง :

ในช่วง Covid-19 บริษัท Ping An Insurance ในประเทศจีน ก็ได้แบ่งทีมย่อยๆ ไม่เกิน 30 คน เพื่อให้การทำงานมีความคล่องตัว เพราะเขามองว่าการกำหนดให้ทีมมีขนาดเล็ก และมีการวางเป้าหมายที่ชัดเจน จะช่วยทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานนั้นเพิ่มมากขึ้น รวมถึงการสื่อสารก็จะทำได้อย่างทั่วถึงมากกว่าทีมที่มีคนจำนวนมาก

2. ปัญหาตารางเวลาไม่ชัดเจน และความเครียด 

หนึ่งในเรื่องที่ทำให้เกิดความเครียดได้ง่ายก็คือ การไม่คุ้นชินกับสภาพแวดล้อมที่บ้าน และการทำ Multi-Tasking เช่น กินข้าวไป คุยกับลูกค้าไป หรือแม้แต่การต้องตอบคำถามลูกค้า ไปพร้อมๆ กับการทำงานของตัวเอง เปิดแท็บใน Browser พร้อมกันหลายๆ แท็บ

ผลวิจัยจากสมาคมจิตวิทยาของอเมริกาก็ระบุว่า การที่คนคนหนึ่งทำงาน 2 อย่างพร้อมกัน จะส่งผลให้งานทั้ง 2 อย่างนั้นออกมาแย่ลง และกว่าจะทำให้สมาธิกลับมาเป็นเหมือนเดิม ต้องใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 25 นาที 

วิธีแก้ : 

1.จัดลำดับความสำคัญของงาน :

ใช้แนวคิดเบสิคเลยก็คือ (แต่หลายคนก็ยังทำไม่ค่อยได้) 7 Habits of Highly Effective People ของ Covey ที่แบ่งงานออกเป็น 4 แบบ คือ 1.เร่งรีบและสำคัญ 2.ไม่เร่งรีบแต่สำคัญ 3.เร่งรีบแต่ไม่สำคัญ 4.ไม่เร่งรีบและไม่สำคัญ 

ถ้าเราทำให้ทุกงานด่วนหมด สำคัญหมด นอกจากจะงานไม่ได้ประสิทธิภาพแล้ว ความเครียดก็จะตามมาหนักขึ้นกว่าเดิม

2.องค์กรอาจต้องช่วยสร้างทีม :

ข้อมูลจาก Adecco.co.th ระบุว่า บริษัท ASAHI Seisakusho มีวิศวกรที่ต้องทำงานไม่ต่ำกว่า 80 ชม.ต่อสัปดาห์ ผลก็คืองานออกมาล่าช้า ไม่สามารถออกสินค้าตัวใหม่ได้ทันคู่แข่ง 

ทำให้ ASAHI แก้ไขปัญหานี้ด้วยการสร้างทีม Help desk ขึ้นมาเพื่อคอยตอบคำถามลูกค้าแทนวิศวกร ทำให้วิศวกรมีเวลาโฟกัสกับงานตัวเองอย่างเต็มที่ 

3.ต้นไม้ช่วยได้ : มีงานวิจัยที่ได้สำรวจคนทำงานในอังกฤษ และเนเธอแลนด์ โดย University of Exeter ผลระบุว่า การวางต้นไม้ไว้บนโต๊ะทำงาน หรืออยู่ในบริเวณที่นั่งทำงาน สามารถช่วยลดความเครียดได้ดี และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากถึง 15%

3. สิ่งแวดล้อมรบกวน

จากผลสำรวจของ Gitlab ระบุว่า คนทำงานกว่า 47% ยอมรับว่าการทำงานที่บ้าน มักจะมีสิ่งกวนสมาธิมากมาย มีคนมากดกริ่งเพื่อส่งของ คนที่บ้านเรียก หรือแม้แต่สัตว์เลี้ยงที่อาจจะมารบกวน ซึ่งสิ่งแวดล้อมค่อนข้างต่างกับ Office ที่มักจะมีการแบ่งโซนชัดเจน 

วิธีแก้ : 

เริ่มจากการทำสิ่งง่ายๆ ก่อนก็คือ แขวนป้ายห้ามรบกวน หาซื้อหูฟังที่สามารถตัดเสียงรบกวนได้ จนกว่าเราจะทำงานเสร็จ

4. เครื่องมือการทำงานที่ไม่พร้อม

ไม่มีเรื่องไหนจะน่ากังวลเท่ากับการที่เรากำลังคุยกับลูกค้า ประชุมทีม แล้วอินเทอร์เน็ตไม่เสถียร หรือคอมพิวเตอร์มีปัญหา

วิธีการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดคือ การลงทุนในเทคโนโลยี เช่น การซื้อสาย LAN หรือกรณีอยู่ห่างจาก Router ก็อาจใช้ Powerline แทนก็ได้เช่นกัน

และอีกอุปกรณ์ที่สำคัญคือ คอมพิวเตอร์หรือ Notebook ที่ต้องมีระบบที่เสถียรและได้คุณภาพ ทาง Asus ก็ได้ออก Notebook รุ่นใหม่ที่เปิดตัวในวันนี้ (16 มิถุนายน 2563) คือ ASUS ExpertBook B9450 เป็นรุ่นที่ช่วยซัพพอร์ตการทำงานระยะไกล เพราะได้พัฒนาระบบปฏิบัติการให้มีการเชื่อมต่อที่เสถียรมากขึ้น

B9450 เน้นในเรื่อง Security คือ ภายในมีระบบความปลอดภัย ที่เป็นมาตรฐานทางธุรกิจ ซื่งครอบคลุมตั้งแต่ การป้องกันฮาร์ดแวร์ การเข้ารหัสข้อมูล TPM, ความเป็นส่วนตัวด้วย Webcam Shield (เลื่อนเปิดปิดหน้าจอได้แบบ Offline), การเข้าใช้งานผ่าน IR Camera, Finger print scan หรือป้องกันตัวเครื่องจากช่อง Kensington Lock เป็นต้น

ExpertBook B9450 มี 2 รุ่น โดยต่างกันเรื่องแบตเตอรี่เป็นหลัก และเป็นโน้ตบุ๊กธุรกิจขนาด 14 นิ้วที่เบาที่สุดในโลก แบตเตอรี่ก็ใช้ได้นาน สะดวกไม่ต้องพกอแดปเตอร์

1.รุ่น 870 กรัม (แบตเตอรี่ 33W) ใช้งานได้สูงสุดนาน 12 ชั่วโมง

2.รุ่น 995 กรัม (แบตเตอรี่ 66W) ใช้งานได้สูงสุดนาน 24 ชั่วโมง พร้อมฟังก์ชั่นการชาร์จเร็ว

B9450 มาพร้อมกับพอร์ต I/O ที่ค่อนข้างเยอะมากๆ โดยมีพอร์ต Thunderbolt™ 3 USB-C ให้ถึง 2 พอร์ต เพื่อการรับส่งข้อมูลที่รวดเร็ว รองรับอุปกรณ์ต่อพ่วงรุ่นใหม่ๆ ได้เป็นอย่างดี 

และข้อที่น่าจะถูกใจใครหลายคนก็คือ ฟังก์ชันการตัดเสียงรบกวน ด้วยไมโครโฟน 4 ทิศทางมีระบบเสียงที่ดี เพราะใช้ลำโพงที่ได้รับการรับรองจาก harman/kardon ถือเป็นอีกรุ่นของ ASUS ที่พัฒนามาเพื่อให้การทำงานระยะไกลเป็นไปอย่างสมูทมากที่สุด

นอกจากนี้ โน้ตบุ๊กในกลุ่มธุรกิจของเอซุสที่เพิ่งเปิดตัวนี้ยังมาพร้อมบริการและการรับประกันพิเศษโดยเฉพาะ ได้แก่

  • 3 Year Onsite Service : บริการซ่อมถึงที่ 3 ปี
  • 3 Year Global Warranty : รับประกัน 3 ปีทั่วโลก
  • 1 Year Perfect Warranty : รับประกันอุบัติเหตุในปีแรก
  • ASUS Online Customer Service : การบริการลูกค้าออนไลน์แบบเรียลไทม์

สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ : https://bit.ly/2MZpkoJ 

สุดท้ายแล้วสิ่งที่จะทำให้การทำงานระยะไกลต่อจากนี้ มีปัญหาน้อยที่สุด และมีประสิทธิภาพมากที่สุดก็คือ ทีมต้องคอย “Test and Learn” หมั่นทดสอบ สังเกตผล เพื่อให้พร้อมรับการเปลี่ยนแปลงได้ทัน

และเราจะได้คำตอบจริงๆ ว่า “อะไรที่ทำแล้วมันไม่เวิร์ค”