เชื่อว่าคนทำงานส่วนใหญ่ต้องเคยเจอสถานการณ์เหล่านี้…
ประชุมลากยาวทั้งวันจนมีเวลาทำงานจริงแค่ 2-3 ชั่วโมง
โฟกัสงานได้ไม่ดีพอ เพราะเดี๋ยวคนนู้นทักคนนี้ชวนคุย
ติดโซเชียลเกินไป ต้องหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาเช็กเป็นประจำ
ไม่ต้องสงสัยว่าทำไมนั่งทำงานมาทั้งวันแต่งานกลับไม่เดิน แถมยังมีงานเพิ่มขึ้นอีกเป็นกอง พร้อมกับเวลาเลิกงานที่ไม่มีอยู่จริง!
หากใครกำลังเป็นแบบนี้อยู่ก็อย่าเพิ่งกังวลไป วันนี้เรามีเคล็ดลับดีๆ ที่จะช่วยให้การบริหารงานและเวลาในแต่ละวันเป็นเรื่องง่ายขึ้น รับประกันงานดี เสร็จทัน แถมเลิกงานตรงเวลาแบบไม่มีงานค้างอีกด้วย!
1. กำหนดลิมิตการประชุมในแต่ละวัน
แน่นอนว่าการประชุมเป็นส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ เพราะเป็นพื้นที่ที่ทีมงานได้สื่อสาร นำเสนอไอเดีย และแก้ปัญหาร่วมกัน อย่างไรก็ตาม การประชุมที่บ่อยและนานเกินไปก็ไม่ได้ดีเสมอไป
ลองคิดดูว่าถ้าในแต่ละวันเราต้องประชุมไม่ต่ำกว่า 6 ชั่วโมง แล้วเราจะเอาเวลาที่ไหนมาโฟกัสกับงาน ซ้ำร้ายยังส่งผลเสียต่อสุขภาพกายและใจอีกด้วย ดังนั้นเราควรจำกัดการประชุมในแต่ละวันให้ตัวเอง เช่น ในหนึ่งวันไม่ควรประชุมเกิน 3 ชั่วโมง จัดเวลาพักเบรก 5-10 นาทีหลังจบการประชุม หรือถ้าสามารถกำหนดเวลาในการประชุมคราวต่อไปได้ ควรเลือกประชุมช่วงเช้ามากกว่า เพราะเป็นช่วงที่คนส่วนใหญ่ Productive มากที่สุด และอย่าลืมตอบรับแค่การประชุมที่จำเป็นเท่านั้น
2. ทำสิ่งที่ทำได้ดีที่สุดในช่วง Productive
อย่างที่รู้กันว่าเราทุกคนมีช่วงเวลา Productive ต่างกัน บางคนชอบทำงานตอนเช้า ส่วนบางคนไอเดียพุ่งตอนกลางคืนแบบไฟลุก เราจึงควรจัดตารางเวลาให้เหมาะสมกับการทำงานของตัวเอง เพื่อสามารถทำงานได้อย่างเต็มที่ แต่ถ้างานไหนเป็นงานด่วนหรือมีคนอื่นเกี่ยวข้องด้วย ก็ควรหาจุดกึ่งกลางเพื่อจะได้ไม่กระทบกับงานและเวลาของคนอื่น
3. ทำงานในสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม
นอกจากช่วงเวลาทำงานแล้ว สภาพแวดล้อมก็เป็นส่วนสำคัญไม่แพ้กัน เคยสังเกตไหมว่าทำไมตอนนั่งทำงานที่ร้านกาแฟ บรรยากาศเงียบสงบ ไม่มีเสียงรบกวนมีแต่เสียงดนตรีเปิดคลอเบาๆ แถมยังได้กลิ่นหอมกรุ่นของกาแฟ เราถึงทำงานได้ดีกว่าเดิม มีความคิดสร้างสรรค์ และมีไอเดียใหม่ๆ เต็มไปหมด
นั่นเป็นเพราะเราอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เหมาะกับการทำงาน ได้ใช้ความคิด ไม่มีสิ่งรบกวน ห่างจากความวุ่นวาย และไม่มีใครคอยมาสะกิดชวนคุยให้ว่อกแว่ก จนสมาธิหลุด
4. จัดตารางเวลาเพื่อโฟกัสทีละงาน
บางคนเชื่อว่าทำงานแบบ Multitasking จะทำให้งานเสร็จไวกว่าปกติ ต้องบอกว่าไม่จริงเสมอไป เพราะสมองของคนเรานั้นเหมาะกับการโฟกัสที่สิ่งใดสิ่งหนึ่งมากกว่า ดังนั้นการทำหลายๆ อย่างพร้อมกัน อาจทำให้ทุกอย่าง “พัง” พร้อมกันได้ ทั้งงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ และสมองที่แทบจะระเบิด
หากใครทำแบบนี้อยู่ ลองเปลี่ยนมาโฟกัสทีละงาน ด้วยการจัดลำดับความสำคัญของแต่ละงาน และแบ่งเวลาเป็นช่วงๆ ดูกัน วิธีนี้จะช่วยให้เราโฟกัสได้ดีขึ้น งานออกมาตรงตามที่ตั้งไว้ แถมยังได้เห็นความคืบหน้าของแต่ละงานอีกด้วย
5. กำหนดเวลาพักเบรกระหว่างวัน
การทำงานติดต่อกันเป็นเวลานานๆ โดยไม่พักหรือออกจากหน้าจอเลย ไม่ได้ทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่อย่างใด มีแต่จะทำให้เราเครียดและกดดันมากขึ้น คิดงานไม่ออก เสี่ยงต่ออาการ Office Syndrome และส่งผลเสียต่อสุขภาพในระยะยาว
เราจึงควรกำหนดเวลาพักเบรกสั้นๆ ระหว่างวันจากการทำงานหรือการประชุมสัก 5-15 นาที เช่น เดินไปสูดอากาศข้างนอก เดินไปชงกาแฟ ออกกำลังกายง่ายๆ อ่านหนังสือ และพยายามเลี่ยงจับโทรศัพท์ เพราะเราอาจจะเผลอไปเช็กโซเชียล อีเมล หรือเห็นแจ้งเตือนต่างๆ ทำให้ไม่ได้พักผ่อนจริงๆ และเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์
อย่าลืมว่า “Productivity” ไม่ใช่การทำเยอะและเร็วที่สุด แต่มันอยู่ที่วิธีบริหารงานและเวลาของเราว่ามีความเหมาะสมกับตัวเรา และเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่มากกว่า
และหากใครอยากเสริมความ “Productive” และพัฒนาทักษะ “ความเป็นผู้นำ” ให้กับตัวเอง พบกับ 2 คอร์สออนไลน์ล่าสุดจาก “Mission Academy” ภายใต้คอนเซปต์ “The Future Upskilling” ที่จะช่วยปลุกความโปรดักทีฟให้กับตัวเอง สร้างแรงบันดาลใจ และพัฒนาทักษะของการเป็นผู้นำในด้านต่างๆ เตรียมพร้อมรับโลกการทำงานในอนาคต
Enhancing Productivity in the Digital Era by Rawit Hanutsaha
อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคอร์สนี้: https://bit.ly/3Q9zEJI
Improving Leadership Skills for the Future by Dale Carnegie Thailand
อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคอร์สนี้: https://bit.ly/3JBPz0S
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Mission Academy และคอร์สเรียนอื่นๆ ได้ที่: https://bit.ly/3PQTJ7a
แปลและเรียบเรียงจาก :
– https://bit.ly/3zM3IEn
#missiontothemoon
#missiontothemoonpodcast
#softskills #productive
