‘รู้สึกยุ่งทั้งวัน จนไม่มีเวลาทำอะไร’
‘จัดการเวลาตัวเองไม่ได้ ต้องทำยังไงดี’
‘ควรจะทำงานไหนก่อนกันดีล่ะ ดูเหมือนจะสำคัญไปหมด’
ถ้าหากคุณกำลังเจอปัญหาเหล่านี้ มาทำความรู้จัก ‘Eisenhower Matrix’ ตัวช่วยบริหารเวลา ไม่ให้ชีวิตการทำงานของคุณมีแต่งาน ‘ร้อน’ อีกต่อไป
แต่ก่อนที่เราจะไปทำความรู้จักกัน ไปเข้าใจกันก่อนว่า ทำไมคนเราถึงมีการบริหารจัดการเวลาที่แย่?
จากผลการศึกษาใน Journal of Consumer Research ระบุว่า คนเรานั้นจะตกหลุมจิตวิทยาที่เรียกว่า ‘Mere-Urgency Effect’ ที่เรามักจะไปโฟกัสกับงานที่มีความเร่งด่วนมากกว่า ถึงแม้ว่างานที่ไม่เร่งด่วนจะให้ความคุ้มค่าและประโยชน์บางสิ่งบางอย่างในระยะยาวมากกว่า และคนประเภทนี้ก็มักจะเป็นคนประเภทที่บอกว่าตัวเองนั้น ‘ยุ่ง’ อยู่ตลอดเวลา
ทำให้เราต้องมาดูกันว่าจะทำอย่างไรให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญกับสิ่งต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณบริหารจัดการเวลาชีวิตให้ดีขึ้น และเลิกทำงานแบบ ‘ไฟรนก้น’ ได้สักที
‘Eisenhower Matrix’ ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่เป็นที่พูดถึงกันอย่างมากว่าเป็นทริกที่หมู่ผู้บริหารและหัวหน้านำมาปรับใช้กันอย่างแพร่หลาย เพื่อที่จะจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Eisenhower Matrix คืออะไร?
หรือที่รู้จักกันในชื่อที่ว่า Time Management Matrix และ Priority Matrix เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการงานในแต่ละวัน ทำให้เรารู้ว่างานแบบไหนที่ควรจะทำก่อน งานแบบไหนควรจัดสรรเวลามาทำ หรืองานแบบไหนเดี๋ยวเอาไว้ก่อน โดยงานของเราก็จะถูกแบ่งออกเป็น 4 ประเภทด้วยกัน ได้แก่
Q1. งานที่เร่งด่วนและสำคัญ
งานประเภทที่มีทั้งความเร่งด่วนและสำคัญ มีความต้องการที่จะต้องให้เราลงมือทำให้เร็วที่สุด เพราะถ้าหากไม่ทำอาจจะส่งผลกระทบอะไรบางอย่างให้กับเราหรือองค์กรได้ ทำให้เราจะต้องทำงานประเภทนี้โดย ‘ทันที’ โดยงานประเภทนี้ก็อาจเกิดจากการที่เรามักจะบอกกับงานสำคัญๆ ว่า “เดี๋ยวค่อยทำๆ” จนสุดท้ายใกล้ถึงเดดไลน์ที่ต้องส่งจริงๆ เลยต้องมาเร่งทำในนาทีสุดท้าย
แต่ถึงแม้ว่าคุณจะไม่ใช่คนที่ชอบผัดวันประกันพรุ่ง งานประเภทนี้สามารถเกิดขึ้นได้ เพราะบางทีมันก็อาจจะเกิดจากปัจจัยภายนอกที่เราควบคุมไม่ได้ อย่างงานลูกค้า ที่เข้ามาแจ้งปัญหาหรืออยากให้เราแก้งาน ทำให้เราต้องลงมือแก้ไขทันที
อย่างไรก็ตาม ก็ต้องระวังให้ดี ถ้าหากงานส่วนมากของคุณอยู่ในประเภทนี้เยอะๆ เข้า ก็อาจจะทำให้เกิดความเครียดและอาการ Burnout ได้
Q2. งานที่ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ
งานประเภทที่ไม่มีเร่งด่วน แต่สำคัญ มักจะเป็นประเภทงานที่อาจจะไม่มีเดดไลน์หรือวันที่ต้องส่งแบบตายตัว แต่สำคัญกับเราตรงที่มันจะช่วยให้เราสามารถบรรลุเป้าหมายระยะยาวที่เราตั้งไว้ได้ถ้าหากเราทำมันสำเร็จ
งานประเภทนี้จึงเป็นประเภทที่เราจะต้องมา ‘จัดเวลาและวางแผนว่าจะทำเมื่อไหร่’ เพราะว่างานใน Q2 นี้ไม่ได้โฟกัสไปที่ ‘ปัญหา’ กับ ‘ความเร่งด่วน’ เหมือนกับงานใน Q1 แต่โฟกัสที่ ‘โอกาสที่จะทำให้เราหรือองค์กรเติบโต’ แทน หรือพูดง่ายๆ ว่าเป็นงานที่สร้างคุณค่าให้กับทั้งเราหรือองค์กร อาจจะเป็นการวางแผนระยะยาวสำหรับองค์กร การเน็ตเวิร์กกิ้ง การพัฒนาองค์กร การเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ หรือแม้แต่การออกกำลังกาย ก็ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญเช่นเดียวกัน
Q3. งานที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ
สำหรับงานประเภทที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ ส่วนมากงานประเภทนี้จะถูกนิยามว่าเป็นงานยุ่งๆ ที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าใดๆ ไม่ได้ต้องการทักษะอะไรจากเราเป็นพิเศษถึงจะทำมันได้ และยังเป็นที่ที่ Mere-Urgency Effect มักจะเกิดขึ้นมากที่สุด
ทำให้งานประเภทนี้ สามารถที่จะไหว้วานให้คนอื่นทำแทนได้ สามารถที่จะใช้ Outsource แทนได้ หรือบางทีอาจจะไม่ต้องทำเลยก็ได้ (หรือพยายามลดให้ได้มากที่สุด) หรือในอีกกรณีที่เป็นมีคนอื่นมาขอให้เราทำงานด่วน แต่ดันเป็นงานที่ไม่สำคัญ ก็อาจจะขอเจรจาระยะเวลากับคนคนนั้นก็ได้เช่นเดียวกัน
Q4. งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
งานประเภทนี้เป็นประเภทที่เราควรจะ ‘ลด’ ลงหรือเอาไว้ทำท้ายที่สุด เป็นงานที่เสียเวลา และไม่ได้ให้คุณค่าอะไรเพิ่มเติมกับคุณหรือองค์กรเลย อย่างการไล่ดูอีเมลไปเรื่อยๆ แต่ไม่ได้ทำอะไรเพิ่มเติมกับมัน หรือจะเป็นการเล่นโทรศัพท์มือถือที่มากเกินไประหว่างการทำงาน รวมถึงกิจกรรมอื่นๆ ที่ทำให้คุณผัดวันประกันพรุ่งและไม่ยอมลงมือทำงานจริงๆ จังๆ สักที
เมื่อเรารู้ทั้ง 4 ประเภทของงานกันแล้ว ก็ถึงเวลาแล้วที่ทุกคนจะต้องมองดูงานและกิจกรรมที่ตัวเองมีอยู่ในมือ พิจารณาว่างานและกิจกรรมใด ควรอยู่ในประเภทใด จัดลำดับความสำคัญว่าอะไรควรทำก่อนจากช่องที่ 1 ไปช่องที่ 2 ไปช่องที่ 3 และช่องที่ 4
แต่ถึงแม้ว่าช่องที่ 1 จะต้องทำแบบเร่งด่วนที่สุด แต่ก็อย่าลืมว่าการที่เรามีงานประเภทที่ 1 มากเกินไปก็อาจจะส่งผลเสียต่อทั้งร่างกายและจิตใจของเราได้ พยายามที่จะบาลานซ์การทำงานให้ดี และเอา Eisenhower Matrix นี้ไปปรับใช้ให้คุณสามารถบริหารเวลาได้ดีและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น!
อ้างอิง:
เนื้อหาบางส่วนถอดมาจาก 5 Minutes Podcast EP.857 งานด่วนงานแทรก จัดการอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ: https://spoti.fi/3wBSG0G
ติดตามความเคลื่อนไหวและเนื้อหาน่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ https://missiontothemoon.co/
