“Primetime” เวลาที่คุณภาพสูงที่สุดของวัน

ภาพนี้คือ Dyno Sheet หรือที่ทำมาเพื่อบอกถึงการกระจายแรงม้าและแรงบิดของเครื่องยนต์ในรถยนต์ตามรอบความเร็วที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งมีประโยชน์มากสำหรับนักแข่งรถ เพราะจะได้ทราบถึงการบริหารจัดการเครื่องยนต์ว่าควรจะใช้เกียร์อะไรและรอบเครื่องยนต์เท่าไรเมื่อต้องการเค้นพลังสูงสุดจากเครื่องยนต์ออกมา

คนเราตอนทำงานก็มี Dyno Sheet เหมือนกัน เคยลองสังเกตตัวเองไหมครับว่าช่วงเวลาในแต่ละวันของเรา พลังงานและสมาธิในการทำงานมักจะแตกต่างกันออกไป

ผมขอยกตัวอย่างของตัวเองละกัน ผมจะพยายามออกกำลังกายตอนเช้าเพื่อเรียกความสดชื่น จากนั้นผมจะแบ่งเวลาออกเป็น 4 ช่วงด้วยกัน

(ช่วงเวลาสำคัญ หรือ Prime time ของแต่ละคนไม่เหมือนกันนะครับ บางคนอาจจะสดชื่นทำงานได้ดีตอนดึก บางคนตอนเที่ยง ขึ้นอยู่กับบุคคลไม่ตายตัว อันนี้เป็นการยกตัวอย่างกรณีของผมเท่านั้นนะครับ)

1. เวลาสำคัญ (Prime time) 

4 ช่วงเวลา

คือเวลาประมาณ 9 โมงถึงก่อน 11 โมง จะเป็นช่วงเวลาที่เต็มเปี่ยมไปด้วยพลังงานและสมาธิสูงสุด ผมจะใช้เวลาช่วงนี้ในการพัฒนาตัวเอง นัดประชุม พูดคุยกับทีมงาน และการตัดสินใจงานที่เป็นเรื่องสำคัญและสลับซับซ้อน

2. เวลากึ่งสำคัญ (Semi prime time) 

คือเวลาหลัง 11 โมงถึงบ่ายสองโมง สมาธิจะเริ่มลดแต่พลังงานยังคงเยอะอยู่ เวลานี้ผมมักใช้คุยกับลูกค้า และติดตามความคืบหน้าของงานแต่ละแผนก หรือเขียนบทความที่ผมอยากเขียน

3. เวลาแรงงาน (Labour time)

หลังบ่ายสองโมงถึงหกโมง จะเป็นช่วงที่พลังงานและสมาธิค่อนข้างต่ำ ผมจะใช้เวลาช่วงนี้ในการหาข้อมูลต่างๆ ทั้งจากหนังสือและอินเทอร์เน็ต รวมถึงใช้เวลาในการตอบอีเมลและเซ็นเอกสาร รวมไปถึงงานที่เป็นงานจิปาถะต่าง ๆ ด้วย

4. เวลาพัฒนา (Growing time)

คือเวลากลางคืนหลังสองทุ่ม จะเป็นเวลาที่สมาธิดีแต่พลังงานน้อย ผมใช้ช่วงเวลานี้ในการทบทวนงานของวันและคิดว่าพรุ่งนี้จะต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้จัดงานที่สำคัญที่สุดเอามาทำในช่วงเวลาสำคัญของวันรุ่งขึ้น

เวลาผมจะตัดสินใจเรื่องสำคัญ ผมจะตัดสินใจในช่วงเวลา 9 ถึง 11 โมงนี้เท่านั้นเพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์จะออกมาดีที่สุด

แน่นอนว่าผมหวงแหนเวลานี้มาก และผมพยายามสื่อสารให้ทีมงานของผมรู้ด้วยว่าเวลานี้ถ้ามีเรื่องจะคุยต้องเป็นเรื่องสำคัญเท่านั้น

จากการสังเกตตัวเอง หากเอาเรื่องยากๆ มาคิดในเวลาที่ไม่ใช่เวลาสำคัญ ผลลัพธ์จะออกมาเละตุ้มเป๊ะเสม

ภาพกระสุนปืนนี้อธิบายได้ดี สมมติให้ดินสอทางด้านขวาสุดคืองานสำคัญที่สุดของวัน จะเห็นว่ากระสุนทำลายดินสอด้านขวาไปได้เยอะกว่าด้านซ้ายพอควร ซึ่งก็เหมือนกับการทำงานน่ะครับ เราต้องเอางานที่สำคัญที่สุดมาทำตอนที่เรามีพลังที่สุด เรื่องง่ายๆ ที่หลายๆ คนลืมนึกไป และในความเป็นจริงก็คือหลายคนไม่รู้ด้วยซ้ำว่างานอะไรสำคัญที่สุด

แน่นอนว่าคนเราแต่ละคนมีเวลาสำคัญไม่เหมือนกัน แต่การรู้ว่าเมื่อไรคือเวลาสำคัญ และเราใช้เวลานั้นไปทำอะไรเป็นเรื่องสำคัญมาก

ที่สำคัญ เวลาสำคัญและเวลากึ่งสำคัญนี้ เราไม่ควรเอาไปใช้ในการทำงานที่ด่วนแต่ไม่สำคัญโดยเด็ดขาด เพราะเป็นการเสียของสุดๆ

ผมยกตัวอย่างแบบนี้ครับ ถ้าเราเปรียบเทียบเป้าหมายของเราเป็นการสร้างบ้านให้เสร็จ เราก็ควรใช้เวลาสำคัญไปกับการสร้างบ้าน ไม่ใช่เอาไปดายหญ้า แต่เชื่อไหมครับว่าในชีวิตผม ผมเห็นคนที่กำลังลงมือจะสร้างบ้าน เพิ่งเริ่มก่ออิฐไปได้แค่ก้อนเดียว แล้วก็หันไปดายหญ้าอีกแล้วเพราะหงุดหงิดกับสนามที่รกไม่ได้ เปรียบได้กับคนที่เอาเวลาที่เรามีประสิทธิภาพสูงสุด หมดไปกับเรื่องด่วนที่ไม่สำคัญนี่แหละครับ

ในที่สุดเมื่อหมดปี คนที่บริหารเวลาสำคัญไม่เป็น ก็จะมีสนามที่สวยงาม กับบ้านที่เสร็จไปแค่ครึ่งเดียว!

แล้วใครมีช่วงเวลาสำคัญ (Prime time) ที่มาได้ตามสั่งและนานที่สุดรู้ไหมครับ

มืออาชีพไงครับ

เคยมีคนไปสัมภาษณ์ ราฟาเอล นาดาล ยอดนักเทนนิสของโลกว่า ความรู้สึกในตอนลงสนามแข่งและต้องเผชิญหน้ากับคู่แข่งที่เก่งมากๆ เขารู้สึกยังไงบ้าง นาดาลตอบว่า “ส่วนใหญ่ก็เหมือนๆ กับตอนซ้อมนะครับ”

คำตอบดูธรรมดาแต่แฝงไว้ซึ่งนัยยะสำคัญ

นักกีฬามืออาชีพจะมีช่วงเวลาพีคมากกว่านักกีฬาทั่วๆไป เหตุผลเพราะพวกเขาฝึกซ้อมมากกว่า เขาสังเกตมากกว่า จนมันกลายเป็นนิสัยส่วนตัว จึงมีช่วงเวลาสำคัญที่นานกว่า (ถ้าเป็นศัพท์ในวงการกีฬา เราเรียกว่า in the zone) คนที่รักษาช่วงเวลานี้ได้นานมักจะมีสถิติการแข่งขันที่ดี

เพราะฉะนั้นเราต้องเป็น “มืออาชีพ” ในการบริหารงานของเราให้ได้เหมือนกับนักกีฬา คือเราต้องขยันซ้อมและช่างสังเกต

โดยประสบการณ์ส่วนตัวของผม การสร้างเวลาสำคัญที่มีคุณภาพนั้นสามารถทำได้โดย

• การออกกำลังกาย โดยเฉพาะการออกกำลังกายตอนเช้า
• เลือกทานอาหารที่มีวิตามินเยอะ (ตัวผมหลังจากดื่มน้ำผักปั่นทุกวันแล้วรู้สึกชีวิตดีขึ้นเยอะ)
• นอนกลางวันสัก 20 นาที
• อ่านหนังสือทุกวัน

ช่วงไหนทำ 4 ข้อนี้ได้สม่ำเสมอ เวลาสำคัญของผมจะยาว ช่วงไหนเกเร เวลาสำคัญก็จะสั้นลง บางวันแทบไม่มีเวลาสำคัญเลยก็มี เพราะฉะนั้นชีวิตส่วนตัวของเราจึงเกี่ยวข้องกับความสำเร็จด้านหน้าที่การงานโดยตรงนะครับ

ใส่วินัยให้ตัวเองทุกวัน แล้วคุณจะรู้ว่าเวลา 24 ชั่วโมงของคุณมีค่าขึ้นอีกเยอะครับ

รับฟังการบริหารเวลาแบบ Eisenhower Matrix แบบ Video หรือ แบบ Podcast