มาสร้างแผนงานรายสัปดาห์กันเถอะ

เชื่อว่าทุกคนคงคุ้นเคยกับคำพูดสั้นๆ ของ อลัน ลาคีน (Alan Lakein) ที่ว่า 

กันเป็นอย่างดี 

แต่ในขณะที่งานที่ศรีจันทร์ในปีนี้กำลังยุ่งอย่างมากมายมหาศาล แบบชนิดที่เรียกว่าพวกทุกคนรู้สึกว่ามันล้นไปหมด อะไรก็ทำไม่ทัน มันเริ่มทำให้ผมตั้งคำถามว่า

“เรากำลังเดินอย่างไม่มีทิศทางหรือเปล่า?”

“สิ่งที่เรากำลังทำอยู่ มันใช่สิ่งที่สำคัญต่อความสำเร็จของเราจริงหรือเปล่า?”

“ไอเดียของเรามีเยอะเกินไปไหม แล้วมันจะจบที่ทำให้เราเอาดีไม่ได้ซักอย่างหรือเปล่า?”

บทความนี้ไม่ใช่แค่บทความ แต่มันเป็น “คู่มือ” ที่ผมตั้งใจเขียนไว้เพื่อนำไปใช้จริงๆในการวางแผนงานที่ศรีจันทร์ของปีนี้เพื่อที่จะจัดระเบียบความคิด ไอเดียใหม่ๆ กระบวนการในการออกสินค้า และที่สำคัญที่สุดคือการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดของเรา

ผมเริ่มหากรอบงาน (framework) ก่อนว่าผมจะเริ่มเขียนคู่มือที่ว่านี้จากอะไรดี ผมนึกถึงบริษัทผู้ทำ แอปพลิเคชั่น อาซาน่า (ASANA) ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการงาน (task management) ที่เราใช้อยู่และผมชอบมากๆ ตรรกะของผมคือ ถ้าพวกเขาทำเครื่องมือที่เป็นการจัดการงานได้เก่ง พวกเขาคงต้องมีวิธีการจัดการความคิดของตัวเองที่เก่งด้วยเช่นกัน 

วิธีคิดของผมก็ง่ายๆ แบบนี้แหละครับ

ปรากฏว่าพวกเขาได้เขียนเรื่องทำนองนี้ไว้จริงๆ ด้วยไว้ในบทความที่ชื่อว่า 

“How roadmap week helps us turn ideas into reality” กับ “When gut feeling aren’t enough: using data to plan your product roadmap”

ต้องบอกว่าทั้งสองบทความนี่มันใช่มากๆ ครับ เพราะมันคือสิ่งที่ผมกำลังหาอยู่เลย 

คู่มือนี้ผมเขียนขึ้นโดยอ้างอิงจากสองบทความนี้ และเอาความเป็นจริงของศรีจันทร์ใส่เข้าไปด้วยเพื่อให้ออกมาเป็นคู่มือที่ผมคิดว่าเหมาะสมและง่ายต่อการนำไปใช้งานมากที่สุดครับ 

เริ่มต้นทำแผนงานรายสัปดาห์

เริ่มต้นเราต้องเชื่อก่อนว่ากระบวนการวางแผน (planning process) นั้นมีความสำคัญไม่แพ้กระบวนการลงมือทำ (execution process) เราไม่สามารถวิ่งไปข้างหน้าโดยไม่รู้เส้นทางได้ ในทำนองเดียวกัน เราก็ไม่สามารถบริหารบริษัทโดยไม่มีการวางแผนเป้าหมายที่ “ชัดเจน” มากๆ ได้เช่นกัน 

ปีนี้ผมจะลองวิธีการโดยแบ่งการทำงานออกเป็นไตรมาส และเราจะวางแผนการไตรมาสต่อไตรมาส โดยในแต่ละไตรมาสนั้นเราจะพยายามทำตามแผนการของเราให้ได้มากที่สุด 

ถ้าหากวางแผนเสร็จไปแล้วระหว่างทางมีไอเดียใหม่ๆ ออกมาแล้วมันจะทำให้แผนเราพัง เราจะเขียนมันทดไว้เพื่อทำในไตรมาสถัดไป 

ผมยอมรับครับว่าเรื่องนี้เป็นเรื่องที่ทำยากจริงๆ แต่ก็ต้องพยายามทำให้ได้ครับ 

ในสัปดาห์แรกของไตรมาส (ซึ่งไม่จะเป็นต้องเป็นไปตามไตรมาสของปฏิทินก็ได้) เราจะจัดการระดมสมองความยาว 5 วันเพื่อทำแผนโดยละเอียด โดยใน 5 วันนี้จะถูกออกแบบให้มีการรบกวนโดยปัจจัยภายนอกให้น้อยที่สุด เราจะเรียกมันว่า แผนงานรายสัปดาห์ (Roadmap Week) 

แผนงานรายสัปดาห์ คือช่วงเวลาที่เราคิด วิเคราะห์ ตรึกตรอง เค้น ยำ ตัดออก นำเข้า เย็บ ปะ ซ่อมไอเดียใหม่ๆ และวางแผนว่าเราจะทำให้ไอเดียเหล่านี้เกิดขึ้นเป็นความจริงได้อย่างไร … โดยวางแผนวิธีการที่จะทำให้มันเกิดขึ้นอย่างละเอียด 

ในช่วงเวลานี้ทุกแผนกของบริษัทจะเข้ามาทำงานด้วยกันเพื่อวิเคราะห์ถึงไตรมาสที่ผ่านมาด้วยว่ามันเกิดอะไรขึ้นบ้าง และวางแแผนว่าจะทำอะไรต่อในไตรมาสถัดไป มันเป็นเวลาของการฝันให้ใหญ่ ไม่มีไอเดียอะไรที่เป็นไปไม่ได้ และมันเป็นเวลาที่จะเอาไอเดียที่ถูกทดไว้ในช่วงไตรมาสที่แล้วกลับมารีวิวดูว่าอยากจะทำอะไรบ้าง 

แผนงานรายสัปดาห์ จะขับเคลื่อนโดยคณะทำงานที่มาจากหลายแผนกที่คิดว่าเกี่ยวข้องกับแผนการขับเคลื่อนองค์กร ซึ่งจะมีการประชุมและระดมสมองกันทุกเรื่องตั้งแต่ขอบข่ายงาน ไปจนถึงการวัดผล และเนื่องจากใน Roadmap Week นี้มีการประชุมอย่างมากมายเกิดขึ้น สัปดาห์ที่เหลือหลังจากนี้ เราก็ไม่จำเป็นต้องประชุมอะไรกันเยอะแล้ว แค่ทำตามแผนที่วางไว้ให้ได้ก็พอ 

ผมเชื่อว่าการแบ่งเวลาเพื่อที่จะมาทำเรื่องอะไรแบบนี้เป็นเรื่องที่สำคัญครับ ไม่อย่างนั้นจะเป็นแบบที่บอกไว้ตอนต้นคือ เราอาจจะวิ่งเร็ว แต่ไม่รู้ว่าวิ่งไปไหน 

เพราะในที่สุดแล้วทุกองค์กรนั้นมีอยู่เพื่อบรรลุเป้าหมายอะไรบางอย่าง การที่จะบรรลุเป้าหมายอะไรบางอย่างได้มันก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้ไหมว่าคุณต้องการอะไรกันแน่ (clarity of purpose) กับวิธีการที่จะไปเอาของที่คุณต้องการมา (clarity of plan) 

จุดประสงค์ที่สำคัญอีกอย่างของการทำ Roadmap Week คือการลดการใช้กึ๋นหรือ gut feeling ลง และให้ผู้บริหารตัดสินใจบนข้อมูลที่สามารถอ้างอิงได้มากขึ้น เพราะเราอยู่ในยุคที่มีข้อมูลมากมายมหาศาลให้เราเลือกใช้ 

เพราะเมื่อบริษัทเรากำลังโตขึ้น เรามีข้อมูลที่มีความหมายมากขึ้น ข้อมูลต่างๆ ที่ได้รับมากลายเป็นจุดชี้เป็นชี้ตายว่าเราจะสามารถสร้างสินค้าและบริการที่ถูกใจ ถูกที่ และถูกเวลา กับลูกค้าและสังคมได้หรือไม่ 

---

การทำแผนงานรายสัปดาห์ให้มีประสิทธิภาพที่ดี ต้องอาศัยการใช้ข้อมูลที่ดีด้วย 

ข้อมูลที่ดีมากจากหลายส่วน ได้แก่

เรื่องแรกคือ ต้องมีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ดีก่อน เรื่องนี้เป็นสิ่งที่ต้องลงทุน ตั้งแต่ตัวซอฟท์แวร์ ไปจนถึงเรื่องการฝึกคนที่ใช้ เพื่อให้ข้อมูลที่ได้ครบถ้วนสมบูรณ์มากที่สุด 

เรื่องต่อไปคือ การระบุตัววัดต่างๆที่ต้องการวัด นี่คือตัวชี้วัดที่เราต้องการจะหา ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญมากเพราะถ้าตัวชี้วัดผิดก็เหมือนกับโจทย์ผิดจะมีข้อมูลเยอะแค่ไหนก็ไม่มีประโยชน์ การคิดว่าจะเอาตัวชี้วัดอะไรมาจับก็เป็นเรื่องสำคัญมากๆเช่นกัน ยกตัวอย่างตัวชี้วัดก็เช่น ยอดขาย กำไร ความพึงพอใจของลูกค้า ภาพลักษณ์ตราสินค้า (Brand Image) ฯลฯ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นต้องดูด้วยนะครับว่าตัวชี้วัดและผลของมันสอดคล้องกับกลยุทธ์ที่เราวางไว้หรือไม่ เช่น ยอดขายสามารถเพิ่มได้ไม่ยากด้วยการลดราคา แต่การลดราคาบ่อยๆมันสอดคล้องกับกลยุทธ์ระยะยาวขององค์กรของเราหรือไม่ เป็นต้น 

เวลาเรามีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน ทีมทั้งหมดของเราก็เหมือนมีดาวเหนือให้เดินไปหา มีความชัดเจนของจุดประสงค์ (clarity of purpose) ให้ทำงาน เรื่องนี้ดูเหมือนจะง่าย แต่บางคนลืมทำไปก็มีนะครับ

ใช้โอกาสนี้ตรวจสุขภาพธุรกิจของคุณ เหมือนร่างกายของคุณเวลาที่คุณสุขภาพดีไม่ค่อยมีใครนึกถึงการตรวจร่างกาย แต่พอมารู้ตัวอีกทีก็สายไปเสียแล้ว บริษัทก็เช่นกัน

ดังนั้น นี่จึงเป็นโอกาสที่ดีที่จะตรวจสุขภาพธุรกิจของคุณ ผ่านตัวชี้วัดต่างๆ เช่น การร้องเรียนของลูกค้า (customer’s complaint), การตรวจสอบภายใน (internal audit check), แบบสำรวจพนักงานภายใน (internal employee survery) ฯลฯ เผื่อมีอะไรไม่ชอบมาพากลจะได้จัดการได้ก่อน

ทั้งนี้ทั้งนั้นข้อควรระวังคือข้อมูลเพียงอย่างเดียวก็ไม่สามารถตอบทุกอย่างได้ เราต้องดูปัจจัยแวดล้อมอื่นประกอบด้วย การดูแต่ตัวเลขอย่างเดียวอาจจะทำให้ตัดสินใจพลาดก็ได้ 

---

สิ่งที่คาดหวังว่าจะได้ ในการทำแผนงานรายสัปดาห์

1. เรียนรู้จากข้อผิดพลาดในอดีต 

การได้มานั่งดูถึงผลงานจากไตรมาสที่แล้วอย่างจริงจัง ทำให้เราสามารถเรียนรู้จากข้อผิดพลาดในอดีตได้ ให้ข้อผิดพลาดในอดีตสอนเราไม่ให้เราทำผิดที่เดิมอีก และยังเป็นเหมือนการหาสัญญาณเตือนไปในตัวด้วย เพราะการได้มารีวิวข้อมูลอย่างละเอียดทุกไตรมาสบางทีเราอาจจะไปเจอสัญญาณเตือนบางอย่างตั้งแต่เนินๆทำให้สามารถตัดไฟแต่ต้นลมได้ 

2. เรียนรู้จากความสำเร็จ 

ไม่ใช่แค่ความผิดที่เป็นครู แต่ความสำเร็จก็สอนเราได้เช่นกัน หลายครั้งที่เราสามารถเลียนแบบความสำเร็จของตัวเองในอดีตได้ โดยการกระบวนการทำงานที่คล้ายๆ เดิมอีกครั้ง 

3. พิจารณาไอเดียต่างๆ อย่างจริงจังและละเอียด 

ไอเดียบางอย่างที่ดูเหมือนจะดีแต่ถ้าพิจารณาอย่างละเอียดแล้วบางครั้ง เราจะพบว่าบางทีก็มีแค่บางไอเดียเท่านั้นแหละที่มันคุ้มค่าที่จะทำจริงๆ

4. โอกาสที่ทีมที่ไม่ค่อยได้ทำงานด้วยกันจะได้ทำงานด้วยกัน

5. โอกาสที่จะได้คาดการณ์ปัญหาที่จะเกิดขึ้นล่วงหน้า 

การวางแผนแบบนี้เปิดโอกาสให้เรามองเห็นอนาคตได้ค่อนข้างชัดเจนจากประสบการณ์ของเราเลยว่างานที่กำลังจะเกิดขึ้นนั้นมีโอกาสที่จะเกิดปัญหาอะไรขึ้นในอนาคตได้บ้าง 

6. โอกาสที่จะได้รวมพลังคนในองค์กรเป็นหนึ่งเดียว 

แผนงานรายสัปดาห์ เป็นโอกาสในการสร้างความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน (unity) ที่ดีมากครับ เพราะมันเป็นเวลาที่เรายกกฎเกณฑ์และความเป็นไปไม่ได้ต่างๆออกไป พื้นที่ทั้งหมดในหนึ่งสัปดาห์นี้คือพื้นที่แห่งการสร้างสรรค์ หากได้รับการควบคุม (conduct) อย่างถูกต้องโดยผู้นำที่มีวิสัยทัศน์ ความฝันอันยิ่งใหญ่ขององค์กรที่มีร่วมกัน ความคิดสร้างสรรค์ (creativity) ความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน จะเกิดขึ้นจากช่วงเวลาสั้นๆนี้ได้ และมันจะเป็นการจุดประกายที่ยิ่งใหญ่มากๆ สร้างความฮีกเหิมได้อย่างมากแน่นอนครับ 

เสียเวลาซักหน่อยเพื่อให้บริษัทมีทางเดินทางรวดเร็วและชัดเจนผมคิดว่าน่าจะคุ้มเกินคุ้มครับ