ประชุมมากไปก็ไม่ดี! วิจัยเผย งานแย่ลงแถมสุขภาพพังได้ง่ายๆ

เคยไหม? การประชุมที่นานกว่า 3-4 ชั่วโมงต่อครั้ง แถมไม่จบในครั้งเดียว แต่ยังลากยาวไปอีกหลายวัน ไม่ก็คำว่า ‘ด่วน’ ที่ดูรีบเร่งไปหมดจนแทบไม่มีเวลาให้ตั้งตัวและเว้นให้พักหายใจเลย ทั้งๆ ที่ดูแล้วการประชุมในแต่ละครั้งดูไม่ค่อยมีความจำเป็นมากนัก แต่เราก็ต้องเข้าทุกครั้ง จนส่งผลกระทบต่อตารางงานและตารางชีวิตของเรารวนไปหมด

จากงานวิจัยเรื่อง ‘The Psychology Behind Meeting Overload’ ของ Harvard Business Review ได้ระบุไว้ว่า การประชุมมากไปนอกจากจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงแล้ว ยังส่งผลต่อสุขภาพด้วย ไม่ว่าจะเป็นภาวะเครียด ความกดดัน ความเหนื่อยล้า ภาวะหมดไฟในการทำงาน และการเสียเวลาอันมีค่าไปโดยเปล่าประโยชน์ จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่ผู้ให้ข้อมูลส่วนใหญ่ในตำแหน่ง Manager ระบุว่า กว่า 83% ของการประชุมของพวกเขาไม่ได้ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานแต่อย่างใด และหนึ่งในผู้เชี่ยวชาญของสหรัฐฯ ได้บอกว่าการประชุมเป็นตัวการชั้นดีที่ทำลายประสิทธิภาพในการทำงาน และเลือกให้เป็นนักฆ่าอันดับหนึ่งของที่ทำงาน

นอกจากนี้ งานวิจัยดังกล่าวได้อธิบายเกี่ยวกับพฤติกรรมทางจิตวิทยาที่ทำให้คนส่วนใหญ่เข้าร่วมการประชุมมากเกินไป ลองมาสำรวจตัวเองกันว่าเรามีพฤติกรรมแบบนี้อยู่หรือเปล่า?

1. ความกังวลและกลัวว่าจะพลาดอะไรไป

สาเหตุหลักๆ ที่ทำให้เราเข้าร่วมประชุมทุกครั้งทั้งที่จริงๆ แล้วไม่มีความจำเป็นต้องเข้าก็ตาม แต่เพียงเพราะเกิดความกลัวและความกังวลที่ว่าเราจะพลาดโอกาสหรือประเด็นสำคัญไป ซึ่งนักจิตวิทยาเรียกอาการนี้ว่า ‘FOMO (Fear of Missing Out)’ อีกทั้งความกังวลที่ว่าหากไม่เข้าร่วมจะทำให้ผู้ร่วมประชุมคนอื่นไม่พอใจ หรือเราจะเป็นคนที่ถูกลืมก็ตาม สิ่งเหล่านี้จึงเป็นสาเหตุให้ต้องเข้าประชุมให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ จนทำให้หน้าปฏิทินของเราอัดแน่นไปด้วยตารางงานและการประชุม

2. การเอาตัวเองเป็นศูนย์กลาง

เป็นเรื่องจริงที่ปฎิเสธไม่ได้ว่าเรานั้นต่างเอาตัวเองเป็นศูนย์กลางของจักรวาล ต้องการทำให้ทุกอย่างสำเร็จเป็นไปตามที่ใจเราปรารถนา คิดเสมอว่าเวลาของตัวเองนั้นสำคัญที่สุดหรือไม่ก็สำคัญมากกว่าเวลาของคนอื่น โดยอาจลืมนึกไปว่าคนอื่นก็มีเรื่องสำคัญที่ต้องจัดการเหมือนกัน ซึ่งนักจิตวิทยาเรียกพฤติกรรมนี้ว่า ‘Egocentric Bias’

เราจะเห็นได้ว่า บ่อยครั้งที่มีการประชุมด่วนที่นึกอยากจะจัดเวลาไหนหรือสถานที่ไหนก็จัด ยึดจากความสะดวกของคนเพียงไม่กี่คน หรือการจัดประชุมทั้งๆ ที่รู้อยู่แล้วว่ามีอีกหลายคนที่ไม่สะดวก แต่ก็ยังยืนยันที่จะจัดประชุม จนทำให้คนอื่นต้องเปลี่ยนกำหนดการและแผนการต่างๆ ที่วางไว้ เพื่อเข้าประชุมครั้งนี้

3. ใช้การประชุมเป็นเครื่องมือในการประเมิน

หากอิงตามหลักพฤติกรรมศาสตร์ (Behavioral Science) การประชุมกับเจ้านายโดยตรงเป็นเครื่องมือกระตุ้นชั้นดีที่ทำให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม ทำให้หลายองค์กรใช้การประชุมเป็นเครื่องมือในการประเมินงานและทำให้งานบรรลุตามเป้าหมายมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การประชุมลักษณะนี้ไม่ค่อยมีความจำเป็นมากนักและอาจจะยิ่งทำให้งานไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ด้วย หากต้องการทราบผลการดำเนินงานก็เพียงแค่ให้ผู้ปฏิบัติงานรายงานไปตามความเป็นจริงว่าบรรลุเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่เท่านั้นก็พอ เพราะผลวิจัยระบุว่า การประชุมน้อยลงทำให้พนักงานสามารถจดจ่อกับงานได้เต็มที่และมีสมาธิมากขึ้น (Deep Work) ส่งผลให้งานมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม

4. การจัดลำดับความสำคัญแบบผิดๆ

หน้าปฏิทินหรือตารางชีวิตของมนุษย์เงินเดือนส่วนใหญ่คงเต็มไปด้วยเรื่องงานทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็นนัดคุยกับลูกค้า กำหนดงานต่างๆ ที่เพิ่มเข้ามาไม่หยุดหย่อน โดยเฉพาะการประชุมที่สำคัญและไม่สำคัญปะปนกันไปหมด ถ้าหากจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละอย่างไม่ดีล่ะก็ คงทำให้ชีวิตยุ่งเหยิงและเหนื่อยมากกว่าเดิมแน่นอน

เราจะพบว่า หลายคนจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ถูก บ้างก็เลือกทำงานเล็กๆ น้อยๆ ไม่ก็งานที่ใช้เวลาไม่นาน และบางงานจะไม่เริ่มทำหากยังไม่ถึงเดดไลน์ ซึ่งนักจิตวิทยาได้อธิบายเกี่ยวกับพฤติกรรมเหล่านี้ว่า ‘The Mere Urgency Effect’ เช่น บางคนอาจรู้สึกว่าการเข้าประชุมเปรียบเสมือนการได้ทำงานเสร็จไปอีกขั้นตามตารางที่วางไว้ จึงเข้าร่วมตลอดไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่ดูจำเป็นหรือไม่จำเป็นก็ตาม

5. ลืมและจดจำรายละเอียดไม่ค่อยได้

การประชุมที่ยืดเยื้อและใช้เวลานานเกินไป ทำให้หลายคนเกิดภาวะเครียดจากการวิเคราะห์ที่เกินจำเป็นและความกดดันที่ถาโถมเข้ามา และหลายต่อหลายครั้งเราจะเห็นว่าการประชุมก็จบไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ เพียงเพราะไม่มีใครในที่ประชุมจำรายละเอียดต่างๆ ในการประชุมครั้งก่อนๆ ได้ ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงอาการดังกล่าว เราควรกำหนดเวลาในการซักถามสั้นๆ ประมาณ 5 นาที และทำสรุปในการประชุมแต่ละครั้งให้ทั้งผู้ที่เข้าร่วมและไม่ได้เข้าร่วม เพื่อทุกคนสามารถเข้าใจและทราบถึงประเด็นต่างๆ ที่ประชุมไป และยังทำให้ทีมสามารถพิจารณาได้ว่าการประชุมในครั้งต่อไปมีความจำเป็นต้องจัดอยู่หรือไม่

6. เกิดพฤติกรรมเมินเฉยร่วม

เคยไหม? การประชุมที่ใช้เวลานานและไม่รู้จะจบเมื่อไร จนเกิดความคิดกับตัวเองว่าการประชุมครั้งนี้มันเปล่าประโยชน์ควรจบได้แล้ว โดยเราคิดไปเองว่ามีเพียงเราคนเดียวที่มีความคิดแบบนี้ และคนอื่นคงไม่คิดเหมือนเรา ทั้งที่จริงๆ แล้ว ทุกคนในที่ประชุมล้วนเห็นตรงกันว่าการประชุมมันควรจบได้แล้ว เพียงแต่ไม่มีใครพูดมันออกมาเพราะคิดว่าเป็นเราที่คิดแบบนี้คนเดียวเช่นกัน ซึ่งนักจิตวิทยาเรียกพฤติกรรมนี้ว่า ‘การเมินเฉยร่วม’ หรือ ‘Pluralistic Ignorance’

เชื่อว่าหลายคนคงพบเจอเหตุการณ์นี้บ่อยครั้ง ทุกอย่างมันอาจจะไม่เป็นอย่างที่เราคิดก็ได้ ซึ่งแนวทางในการแก้ไขเบื้องต้นสำหรับการประชุมที่ดูมากเกินความจำเป็น เราอาจจะลองเสนอความคิดเห็นหลังจบการประชุมดูก็ได้ เพื่อนำไปสู่การปรับปรุงและพัฒนาในครั้งต่อๆ ไป หรือหากพิจารณาแล้วว่าไม่มีความจำเป็นต้องเข้าเราก็สามารถปฏิเสธเข้าร่วมได้เช่นกัน

เพราะการประชุมไม่ได้เป็นเครื่องยืนยันถึงคุณภาพการทำงาน ไม่ใช่แค่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงแล้ว แต่ยังส่งผลเสียต่อสุขภาพและเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์อีกด้วย อีกทั้งรูปแบบการทำงานและข้อจำกัดต่างๆ ในปัจจุบัน อาจทำให้เราเสพติดการประชุมไปโดยไม่รู้ตัว ดังนั้น ควรถามตัวเองก่อนว่าการประชุมนั้นมีความจำเป็นมากแค่ไหน ควรเข้าร่วมหรือปฏิเสธ และอย่าลืมจัดลำดับความสำคัญให้ดี เพื่อตารางงานและตารางชีวิตจะได้ไม่วุ่นวายเกินไป

แปลและเรียบเรียง:
https://bit.ly/3lhcC6x
https://bit.ly/3llLcMI

#missiontothemoon
#missiontothemoonpodcast
#psychology

ติดตามความเคลื่อนไหวและเนื้อหาน่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ https://missiontothemoon.co/