ธุรกิจขาดทุนก็อาจยังอยู่ได้ แต่อาจเจ๊งได้หากขาดเงินสด
หากเปรียบธุรกิจเป็นเหมือนร่างกายคน มีแผนกต่างๆ เป็นอวัยวะที่ทำหน้าที่ของตัวเอง ฝ่ายบริหารก็เป็นเหมือนสมอง ที่คอยตัดสินใจและกำหนดทิศทางขององค์กร ฝ่ายขายและการตลาด เป็นเหมือนแขนขา ที่คอยหารายได้ให้กับธุรกิจ และกระแสเงินสดก็คงไม่ต่างอะไรกับเลือด ที่คอยหล่อเลี้ยงร่างกายและอวัยวะต่างๆ ให้ดำเนินไปและทำหน้าที่ของตัวเองต่อได้ เงินสดจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากสำหรับธุรกิจ
หากวันไหนขาดเลือดหล่อเลี้ยงร่างกายเราก็คงแย่ และเช่นกัน หากเราบริหารเงินสดผิดพลาดเพียงแค่ 1-2 วัน ก็อาจทำให้ธุรกิจประสบปัญหาอย่างหนักเลยก็ได้
หากจ่ายเงินเดือนช้า ก็อาจจะไม่สามารถรักษาพนักงานดีๆ ไว้ได้ จนกระทบกับความมั่นคงของกิจการ
หากจ่ายเงินซัพพลายเออร์ช้า ก็อาจจะส่งผลกับความน่าเชื่อถือของเรา
หากจ่ายเงินแบงก์ช้า ก็อาจจะทำให้เครดิตที่สั่งสมมาพังลง หรือต้องจ่ายดอกเบี้ยปรับมหาศาลเลยก็เป็นได้
ผมเชื่อว่าเจ้าของธุรกิจต่างรู้ว่า กระแสเงินสดเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ แต่ปัญหาคือ แต่หลายคนมักไม่ได้วางแผนหรือบริหารจัดการกระแสเงินสดไว้ดีมากนัก
บางคนไม่แยกเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจ ดึงเงินสดไปใช้จ่ายส่วนตัว
บางคนไม่มีการบริหาร Credit Term ที่ดี
บางคนได้วงเงิน O/D มาก็นำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์จนเต็มวงเงิน
หรือบางคนเอาแต่เน้นเรื่องการขายโดยไม่ได้วางแผนเรื่องการเก็บเงินลูกค้าเลย จนเกิดเหตุการณ์ ‘ขายดีจนเจ๊ง’ ที่เรามักพบเห็นกันในธุรกิจ SME
ธุรกิจที่บ้านของผมเองในสมัยรุ่นก่อนก็ประสบปัญหาเหล่านี้ไม่ต่างกัน เรียกได้ว่าครบทุกข้อที่กล่าวมาข้างต้นเลยก็ว่าได้ จนธุรกิจและครอบครัวประสบปัญหาอย่างมาก กว่าที่จะแก้ทุกอย่างให้กลับมาได้ก็อาศัยเวลาอย่างมากเลยทีเดียว ในการค่อยๆ ปรับวิธีคิด เรียนรู้ และปรับกระบวนการการทำงานใหม่ทั้งหมด
แล้วเราจะเริ่มจัดการเงินสดหรือ Cash Flow ให้ Flow ได้อย่างไรบ้าง? ลองมาดู 6 เรื่องที่ธุรกิจต้องทำเพื่อให้เราสามารถจัดการหรือบริหารเงินสดได้ดีมากยิ่งขึ้นกัน
1. ทำประมาณการเงินสด
ก่อนเราจะจัดการกับปัญหา เราต้องรู้ให้ได้ก่อนครับว่าสถานการณ์ของเราเป็นอย่างไร
Fixed Cost ต่อเดือนของเราเป็นเท่าไร?
มีอะไรต้องจ่ายวันไหนบ้าง?
จะมีเงินเข้าในช่วงไหน?
เมื่อกางทุกอย่างออกมาแล้ว ให้เราวางแผนดูครับว่ามีช่วงที่กระแสเงินสดของเราจะขาดมือบ้างไหม หากมี เราจะจัดการอย่างไร จะหาเงินทุนสำรอง หรือจะเร่งเก็บเงินจากลูกค้าคนไหนได้บ้าง เพื่อเตรียมการล่วงหน้าเอาไว้
แต่เรื่องนี้ไม่ใช่ว่าวางแผนเสร็จแล้วทุกอย่างจบนะครับ
เราต้องคอยดูตัวเลขนี้อย่างสม่ำเสมอว่าทุกอย่างยังคงเป็นไปตามแผนหรือไม่ และหากมีอะไรผิดพลาดเราจะปรับสถานการณ์อย่างไร เพื่อให้กระแสเงินสดของธุรกิจเรายังมีพร้อมอยู่ตลอดเวลา
2. หาแหล่งเงินทุนสำรอง
การทำธุรกิจจำเป็นมากๆ ที่จะต้องมีแหล่งเงินทุนสำรองซึ่งเป็นเงินที่ปราศจากภาระเอาไว้เพื่อเป็นทุนหมุนเวียนภายในกิจการครับ โดยจะมากหรือน้อยนั้นไม่มีกำหนดที่ตายตัวเลย ขึ้นอยู่กับรูปแบบของกิจการของเรา หรือสถานการณ์ของธุรกิจว่ามีปัจจัยภายนอกที่อาจส่งผลกระทบหรือไม่
เช่น หากเป็นธุรกิจ Retail ที่ขายเป็นเงินสด แต่จ่ายซัพพลายเออร์ในรูปแบบ Credit ก็อาจจะไม่ต้องมีเงินทุนสำรองมากนัก สัก 3 เดือนก็เพียงพอ แต่หากเป็นธุรกิจที่ขายเป็น Credit ก็จำเป็นต้องสำรองเงินสดเอาไว้เพื่อหมุนมากหน่อย อาจจะเป็น 6 เดือน หรือหากมีปัจจัยภายนอกเช่นในช่วง Covid-19 ที่ผ่านมา ก็คงต้องสำรองเอาไว้มากหน่อยอาจจะถึง 1-2 ปีเลยก็ได้
ส่วนวิธีหาแหล่งเงินทุนสำรอง อาจนำมาจากเงินสดที่เป็นกำไรสะสมของธุรกิจก็ได้ครับ แต่หากมีไม่เพียงพอ วิธีการที่ง่ายที่สุดคือเดินเข้าไปหาสถาบันการเงิน เพื่อกู้เงินมาเผื่อสำรองเอาไว้สำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน แต่สิ่งสำคัญสำหรับเรื่องนี้คือเราต้องหาเอาไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ นะครับ และควรเข้าไปหาในวันที่สถานการณ์ของธุรกิจเรายังดีอยู่ เพราะหากรอให้ธุรกิจมีปัญหาก่อนค่อยเข้าไป ก็อาจจะต้องแลกด้วยดอกเบี้ยที่แพงมหาศาล หรือเลวร้ายที่สุดก็อาจจะไม่มีใครให้เราเลยก็เป็นได้
อย่างไรก็ตาม การนำเงินสดมาเตรียมไว้เป็นเงินทุนสำรองจำนวนมากเกินไป ก็อาจทำให้ธุรกิจเสียโอกาสในการนำเงินเหล่านั้นไปลงทุนต่อยอดธุรกิจได้ เราจึงควรเตรียมไว้แค่พอดีเท่านั้น
3. บริหาร Credit Term
รายจ่ายยืดได้ให้ยืด รายรับรีบเก็บได้ให้รีบ
หลักคิดของการบริหาร Credit Term มีเพียงเท่านี้เลยครับ คือทำยังไงก็ได้ให้เงินสดเข้ามาอยู่ในมือของเราให้เร็วที่สุด และจ่ายออกไปให้ช้าที่สุดเท่าที่จะทำได้
หลายธุรกิจที่ ‘ขายดีจนเจ๊ง’ มักเกิดจากการบริหารเงินในส่วนนี้ไม่ดีและปล่อยให้เงินอยู่ข้างนอกกับลูกหนี้หมด จนเงินสำรองของตัวเองไม่มีเหลือและธุรกิจก็ต้องปิดตัวไปอย่างน่าเสียดาย ทั้งๆ ที่ธุรกิจก็ขายดี ดำเนินไปได้ด้วยดี
การบริหาร Credit Term ไม่มีกฎตายตัว ทุกอย่างล้วนแล้วแต่การต่อรองเราอาจจะอาศัยความสัมพันธ์ที่ยาวนานกับซัพพลอยเออร์เพื่อต่อรองยืดระยะเวลาการจ่ายหนี้ออกไป หรือสำหรับลูกหนี้เราอาจจะใช้การออกโปรโมชันเพื่อเก็บเงินให้เร็วขึ้นก็ได้ เช่น ให้ส่วนลดกับลูกค้า แลกกับการให้จ่ายเงินเร็วขึ้น ทุกอย่างสามารถเป็นไปได้ทั้งหมดครับ
4. บริหารความเสี่ยง
อีกเรื่องหนึ่งที่เราต้องบริหารนอกจาก ‘ระยะเวลา’ คือ ‘ปริมาณ’
ควรมีการจำกัดวงเงินในการปล่อยเครดิตเอาไว้เสมอ เพื่อลดความเสี่ยงของธุรกิจให้อยู่ในระดับที่เราควบคุมได้หากมีอะไรผิดพลาดขึ้น เช่น ถูกโกง หรือ ถูกเบี้ยวหนี้
พยายามกระจายความเสี่ยงออกไป อย่านำไข่ทั้งหมดเอาไว้ในตะกร้าใบเดียวกัน คืออย่ายึดอยู่กับลูกค้ารายใดรายหนึ่งเท่านั้น เพราะวันนี้หรือที่ผ่านมาเขาอาจเป็นลูกค้าชั้นดี จ่ายตรง จ่ายเต็มมาโดยตลอด แต่เราไม่มีทางรู้เลยว่าเขาจะประสบปัญหาเมื่อไร หรืออาจจะถูกลูกค้าของเขาเบี้ยวมาอีกที จนจ่ายเราไม่ตรงเวลาอะไรก็เกิดขึ้นได้ ดังนั้น ควรจำกัดความเสี่ยงของเราเอาไว้เสมอครับ
5. คุมสต๊อกให้ดี
เงินแปรเปลี่ยนเป็นสินค้า และเมื่อขายสินค้าก็ทำให้เราได้เงินสดกลับคืนมา นี่คือหลักการทั่วไปของการทำธุรกิจ
ดังนั้น เมื่อสินค้าคือเงินสดที่แปรสภาพมา
การบริหารสินค้าคงคลังหรือสต๊อกก็ไม่ต่างอะไรกับการบริหารเงินสด
เราต้องอย่าลืมนะครับ แม้ว่าสต๊อกจะมีมูลค่า แต่สต๊อกไม่สามารถจ่ายเงินเดือนพนักงานได้นะครับ และเราก็ไม่สามารถจ่ายหนี้ธนาคารด้วยสต๊อกได้
การจัดการสต๊อกจึงเป็นศาสตร์ที่ต้องใช้ทักษะในการบริหารอย่างมาก เพราะบางครั้งเราผลิตมากเกินไปก็อาจเกิดเป็น Sunk Cost หรือต้นทุนจมกับสินค้าที่มากจนเกินไป แต่หากเราผลิตน้อยเกินไปก็เกิดเป็น Opportunity Cost ที่ทำให้เราเสียโอกาสในการขายได้
แน่นอนว่า การบริหารสต๊อกไม่มีรูปแบบการจัดการที่เป็นสูตรสำเร็จ บางธุรกิจอาจเหมาะกับการใช้รูปแบบ JIT (Just in Time) ที่จะเป็นการลดสต๊อกให้มากที่สุด หรือบางธุรกิจอาจจะใช้รูปแบบ ABC ที่เป็นการจัด Ranking ของสินค้า เช่น สินค้าที่ขายดีหรือกำไรเยอะก็อาจจะสต๊อกมากหน่อย สินค้าที่ออกช้าก็อาจจะมีแค่เพียงพอขายเท่านั้น สุดท้ายแล้วเราจะต้องหาจุดลงตัวของธุรกิจของเราให้เจอว่าเราควรจัดการสต๊อกอย่างไร
6. หาระบบมาช่วย
การนำเทคโนโลยีหรือระบบมาช่วยในการจัดการเงินสดเป็นอะไรที่ได้ผลมากๆ หลายธุรกิจลงทุนมหาศาลกับระบบ ERP เพื่อช่วยให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในการเก็บเงินหรือจ่ายเงิน รวมไปถึงทำให้เจ้าของสามารถเห็นภาพรวมของกระแสเงินสดของธุรกิจได้ทั้งหมด
เพราะหลายครั้งเราไม่สามารถดูกระแสเงินสดแค่เพียงจากยอดเงินในสมุดบัญชีเท่านั้นนะครับ แต่เราต้องรู้ว่าเงินของเราไหลไปอยู่ที่ไหน อยู่กับลูกหนี้เท่าไร อยู่กับสต๊อกสินค้าเท่าไร ซึ่งระบบจะช่วยให้เราเห็นข้อมูลเหล่านี้ได้
และที่สำคัญคือระบบจะช่วยลดข้อผิดพลาดให้กับเราได้อีกด้วย ทำให้เราเห็นปัญหาได้เร็วขึ้นและสามารถจัดการได้ในทันที ก่อนที่มันจะลุกลามจนไม่สามารถควบคุมได้
สำหรับคนทำธุรกิจ ลองนำวิธีเหล่านี้ไปปรับใช้เพื่อการบริหาร Cash Flow ให้เกิดสภาพคล่อง เสมือนการทำให้ ‘เลือด’ ได้หล่อเลี้ยงร่างกายอย่างไม่ติดขัด แล้วธุรกิจของเราจะ Flow ไปข้างหน้าได้ดีขึ้น
ท้ายที่สุดนี้ ขอย้ำอีกครั้งด้วยประโยคที่เรามักได้ยินครับว่า
“Cash is King”
ธุรกิจขาดทุนได้ แต่ขาดเงินสดไม่ได้ครับ
ผู้เขียน: คุณกวาง เสสินัน นิ่มสุวรรณ์ ผู้ก่อตั้งเพจ ทำที่บ้าน
#inspireproject
#missiontothemoon
#missiontothemoonpodcast
