เพิ่มประสิทธิภาพการประชุม

เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว มีอยู่วันสองวันที่ผมแทบไม่ได้ออกจากห้องประชุมเลย ทำให้ผมรู้สึกว่าเรื่องการประชุมเยอะเกินไป หรือ over-meeting นี่เป็นปัญหาสำคัญและเร่งด่วนที่ต้องได้รับการแก้ไข 

เชื่อว่าหลายๆบริษัทในประเทศไทยก็เป็นเช่นเดียวกัน

วันนี้ผมเลยเขียนแนวทางเรื่องการประชุมซึ่งจะถูกเข้าไปรวมอยู่ในคู่มือการทำงานของศรีจันทร์ซึ่งจะถูกส่งให้ทีมงานของเราทุกคนใช้ ผมเห็นว่าหลายท่านอาจจะนำไปปรับใช้ได้เลยอยากมาแชร์ครับ

โครงสร้างนี้มาจากฟอร์บส์ เรื่อง 7 ขั้นตอนในการดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะทำได้ (Seven steps to running the most effective meeting possible) ซึ่งจากที่อ่านมาหลายๆอัน อันนี้ดูเหมาะกับวัฒนธรรมไทย และไม่สุดโต่งจนเกินไปนัก 

1. วัตถุประสงค์ของการประชุมต้องชัดเจน

หลายครั้งเราจัดประชุมโดยนัดเฉยๆไม่บอกว่าจะประชุมไปเพื่ออะไร และต้องการข้อมูลอะไรจากผู้ร่วมประชุมบ้าง ซึ่ง “คนจัดประชุม” หรือ “facilitator” มีหน้าที่หลักเลยที่ต้องบอกจุดประสงค์ของการประชุม เช่น ประชุมเพื่อตกลงเรื่องงบประมาณ หรือ เป็นการประชุมเพื่อหาข้อสรุปในการขยายโรงงาน หรือ ประชุมเพื่อแจ้งข่าว อะไรก็ว่ากันไป ทั้งนี้ทั้งนั้น ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องทำการบ้านในส่วนที่ตัวเองเกี่ยวข้องมาก่อนเสมอ

โดยเครื่องมือที่เราใช้คือ ASANA และต้องมีการอัพเดทก่อนเข้าประชุมทุกครั้งโดยมีการให้งานก่อนเข้าประชุมผ่านช่องทางนี้ แบ่งหัวข้อเป็น agenda (ระเบียบวาระการประชุม) ต่างๆในการประชุม การใช้เครื่องมืออย่าง ASANA ซึ่งเชื่อมเข้ากับระบบ task management (ระบบจัดการงาน) หลักของบริษัทอยู่แล้วนั้นทำให้การติดตามอัพเดทงานและการเข้าถึงข้อมูลในภายหลังง่ายขึ้น

2. คิดอย่างถี่ถ้วนก่อนว่าจะเชิญใครบ้าง

คนที่ทำหน้าที่เป็นผู้นำการประชุมต้องคิดให้ดีๆเลยว่าจะเชิญใครบ้าง บางทีเวลาเรากดปุ่มเชิญ ใน google calendar (ปฏิทินของกูเกิล) อย่าเชิญคนนี้ตามความเคยชิน ให้เชิญเฉพาะคนที่จำเป็นจริงๆ และคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องต่อการประชุมนั้นจริงๆเท่านั้น อย่าเกรงใจว่าถ้าเชิญคนนั้นไม่เชิญคนนี้จะน้อยใจ การเชิญคนที่ไม่เกี่ยวข้องนั้นมีผลเสียถึงสองทาง หนึ่งคือเสียกำลังคนของบริษัท สองคนที่ได้รับการเชิญเข้าประชุมแล้วรู้สึกว่าเรื่องที่ประชุมกับอยู่ไม่เกี่ยวกับตัวเอง หรือไม่ใช่เรื่องที่ได้ใช้ความสามารถของพวกเขา เขาจะรู้สึกเสียเวลาสุดๆ ซึ่งเป็นการเสียเวลาในการทำงานมาก 

3. กำหนดเวลาในแต่ละเรื่องให้ชัดเจน

การประชุมต่อๆไปจะต้องกำหนดเวลาในแต่ละหัวข้อที่จะคุยให้ชัดเจน และแจ้งเรื่องนี้ให้กับทุกคนที่จะเข้าร่วมประชุม เมื่อถึงเวลาประชุมจริง ผู้นำการประชุมต้องทำหน้าที่เป็นผู้รักษาเวลาด้วย ตอนนี้ตัวผมเองได้สั่งนาฬิกาชื่อ time timer ซึ่งเป็นนาฬิกาที่เป็นตัวช่วยรักษาเวลา ที่มีการพิสูจน์มาแล้วว่าได้ผล (ลอง google ดูภาพนะครับ) ตอนนี้รอของมาอยู่ 

อีกเรื่องคือ การประชุมทุกครั้งควรมีจุดส่วนรวมถ้าไม่จอก็เป็นไวท์บอร์ดที่เขียนเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการประชุมไว้ จุดศูนย์รวมนี้จะทำให้คนโฟกัสครับ

4. อย่าให้การประชุมเป็นการพูดของคนคนเดียว

ผู้นำการประชุม ต้องควบคุมการพูดของแต่ละคนในที่ประชุมให้เหมาะสมและถ้าใครพูดเยอะเกินไปต้องบอกเลยว่า เราเห็นความสำคัญของคุณและของทุกคนเช่นกันดังนั้นขอให้เปิดโอกาสให้เพื่อนร่วมงานได้พูดบ้าง เพื่อให้การประชุมเป็นการประชุมจริงๆไม่ใช่แจ้งเพื่อทราบ ที่สำคัญสุดคือ “ตัวผู้นำการประชุมอย่าเป็นคนพูดคนเดียวซะเอง”

5. เริ่มตรงเวลา เลิกตรงเวลา

เวลามีค่า และเราต้องส่งสัญญาณให้ทุกคนรู้เช่นนั้น ตัวผู้นำการประชุม ต้องควบคุมไม่ให้การประชุมยืดเยื้อ ถ้าทำได้ติดต่อกันนานๆ การประชุมแบบ “เริ่มตรงเวลา เลิกตรงเวลา” จะกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กรและเป็นวัฒนธรรมองค์กรที่ดีมากๆ จากการสำรวจของหลายๆสำนักเวลาที่นานที่สุดที่คนจะสามารถโฟกัสในห้องประชุมได้คือ 60 นาที เพราะฉะนั้นต่อไปจัดเวลาประชุมแค่นี้พอครับ

6. อุปกรณ์อิเล็กโทรนิคส์คือตัวทำเสียสมาธิ 

การมีมือถือหรืออุปกรณ์อิเล็กโทรนิคส์ในที่ประชุมจะทำให้คน “check out” หรือ “หลุด” จากการประชุมได้ง่าย ตอนนี้เราเริ่มนโยบายใหม่นี้แล้วคือ คนที่สามารถเปิดแล็ปท็อปได้คือคนที่พรีเซนท์เท่านั้นและในบางประชุมเราห้ามเอาโทรศัพท์มือถือเข้าประชุม และเริ่มต้น 1 พฤศจิกายนนี้ การประชุมภายในทั้งหมดของศรีจันทร์  ทั้งแล็ปท็อปและมือถือจะถูกแบนจากการนำเข้าห้องประชุมโดยถาวร (นอกจากคนที่ต้องพรีเซนเทชัน) สำหรับคนที่คิดว่าลูกค้าจะติดต่อมาให้ฝากมือถือไว้ที่คนที่อยู่นอกห้องประชุมได้

7. มีการติดตามงานอย่างเป็นระบบ

ประชุมไปแล้วเรื่องที่ประชุมห้ามหายดังนั้นนี่จึงสำคัญมากว่า “ระบบ” ต้องดี การประชุมทุกอัน ผู้นำการประชุมต้องคิดเลยว่าระบบติดตามงานจะเป็นอย่างไร อย่างในกรณีของเรา ASANA เป็นระบบติดตามงานที่ดี เพราะสามารถมอบหมายงานเป็นรายบุคคลและมีวันกำหนด ทุกคนจะได้เห็นภาพของเรื่องที่เราตกลงในที่ประชุมร่วมกัน รวมถึงในอนาคตเราสามารถผูก ASANA เข้ากับการประเมินผลได้ด้วย  

ถ้าหากทำได้ทั้ง 7 ข้อนี้ เชื่อว่าการประชุมจะดีขึ้นมากครับ