[Mission to the Moon x Getting Thing Done]
หลายคนล้วนเคยรู้สึกว่าในแต่ละวันของเรามีสิ่งที่ต้องทำหลายอย่าง ทั้งเรื่องการบริหารจัดการงาน เรื่องส่วนตัว เรื่องความสัมพันธ์ ทำให้หลายๆ ครั้ง เรามัวแต่ยุ่งทำ และกังวลกับเรื่องที่ยังทำไม่เสร็จหรือสิ่งที่ยังไม่ได้ทำ เช่น นั่งประชุม แต่ในหัวก็คิดเรื่องงานที่บ้าน
จนสุดท้ายสมองของเราไม่มีเวลาคิด ไม่มีที่ว่างพอให้กับความคิดสร้างสรรค์ และกลายเป็นว่าเราทำงานหลายอย่าง ไปพร้อมๆ กับความเครียดที่ต้องคิดนั่นคิดนี่ตลอดเวลา
หากเราลองบริหารชีวิต จัดระเบียบงาน และความคิดใหม่ให้ดี สมองของเราก็จะปลอดโปร่ง และมีที่ว่างให้กับไอเดีย ความคิดสร้างสรรค์ และได้ “ทำงานที่เจ๋ง” แทนที่จะทำงานแบบวุ่นวาย แต่ไม่ได้ประสิทธิภาพ
เพราะ “Your mind is for having ideas, not holding them.”
และยิ่งในสถานการณ์วิกฤตเช่นนี้ เราต้องล้มแล้วลุกให้ไว ดังนั้นเราต้องพยายามสร้างความ Productive ไปพร้อมๆ กับความ Creative ให้ได้
David Allen ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการยอมรับในระดับโลกในเรื่องความ Productivity และเป็นผู้อยู่เบื้องหลังการให้คำปรึกษา และ Coaching ผู้บริหารในอเมริกา รวมถึงประเทศอื่นๆ ได้พูดถึงวิธีที่จะช่วยให้เรา Productive พร้อมๆ กับเพิ่มความ Creative
โดยมีแนวคิดสำคัญคือ “Five clear steps that apply order to chaos.” หรือก็คือ 5 Steps สำคัญที่จะช่วยลดความยุ่งเหยิง ซึ่งเป็นพื้นฐานที่ช่วยให้เรา Productive และใช้กำลังสมองไปกับงานที่สร้างสรรค์
1.Capture รวมข้อมูลที่เข้ามาในแต่ละวันด้วยการ “จด”
ลองคิดตามว่าใน 1 วัน เราได้รับข้อมูลเข้ามามากมายมหาศาล ข้อมูลจาก Talking business ในบทความที่ชื่อว่า The Concept of Brain Management ระบุว่า แต่ละวันคนเรารับข้อมูลเข้ามาเท่ากับหนังสือพิมพ์ 174 เล่ม
สิ่งที่ตามมาก็คือ สมองของเรามันก็จะคอยเตือนเรื่องนั้นเรื่องนี้อยู่ตลอดเวลา เกิดเป็น “internal distraction เหมือนลิงในหัว” ทำให้เราแว๊บไปแว๊บมาตลอด
ขณะที่เรากำลังฟัง Podcast ตอนนี้อยู่ เราก็จะแว๊บไปคิดว่า เราส่งงานลูกค้าไปหรือยังนะ?
ซึ่งคนเราสามารถเกิด Distract แบบนี้ได้ประมาณ 500 ครั้งต่อวัน ส่งผลให้เราโฟกัสกับสิ่งที่ต้องทำตรงหน้าแทบไม่ได้เลย
ดังนั้นวิธีที่จะช่วยเรื่องนี้ก็คือ อย่าแค่ใช้สมองจำว่ามีอะไรต้องทำบ้าง แต่ต้องจดบันทึกโดยการรวบรวมความคิดของเรา เพื่อให้ไม่หลงลืม เราต้องมีเครื่องมือที่จะมาช่วยการ Capture เช่น แอพ Notability
โดยเฉพาะช่วงนี้ ที่เป็นสถานการณ์วิกฤตทำให้การทำงานต้องเปลี่ยนแปลงไปค่อนข้างเยอะ มีข้อมูลใหม่เข้ามามาก และเปลี่ยนแปลงบ่อย เรายิ่งจำเป็นต้องมีเครื่องมือในการช่วยจดจำ เพื่อให้เราไม่ต้องมัวพะวง หรือคอยกังวลในหัวตลอดเวลา ว่าเรามีงานอะไรที่ต้องรับผิดชอบบ้าง ซึ่งประเด็นนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้เราเกิดเป็นความเครียด
2.Clarify คิด/ตัดสินใจให้ชัดเจนว่าอะไรต้องทำ และต้องทำอะไร
ขั้นตอนนี้คือเราต้องมาตัดสินใจให้ชัดว่า ข้อมูลที่เราได้รับมา เราต้องทำอะไรกับมันหรือเปล่า? และถ้าต้องทำ เราต้องทำอะไร (what’s the next action)
โดยขั้นตอนนี้เรายังไม่ต้องลงมือทำ แต่คิดให้จบในหัวว่า ถ้าเราจะต้องทำ Action ต่อไปนี้คืออะไร ยังไม่ต้องทำให้เสร็จในตอนนั้นก็ได้ และต้องคิดให้จบด้วยว่าแล้วอะไรที่จะ “ไม่ทำ”
ถ้าเราไม่คิดให้เสร็จ ให้จบ ทุกครั้งที่กลับมาเห็น E-mail ฉบับนี้ หรือ Note ที่เคยจด เราต้องมาเริ่มคิดใหม่คิดซ้ำว่า “ต้องทำอะไรนะ?”
จากนั้นเอาไปจดไว้ใน List ซึ่งเป็นขั้นตอนข้อต่อไปคือ Organize
3.Organize จัดระเบียบ จัดกลุ่ม
ขั้นตอนนี้คือ ขั้นตอนที่เอา Next Actions ที่เราคิด/ตัดสินใจเรียบร้อยแล้วในขั้น Clarify มาจด ไว้ใน List งาน เช่น ต้องโทรหาใคร เมลหาใคร โอนเงินให้ใคร เราจะได้ไม่ต้องกลับมาคิดแล้ว และพร้อมที่จะลงมือทำได้เลยในทันที
ซึ่ง To-do List ของคนส่วนใหญ่มักจะเขียนเป็นคำสั้นๆ หรือ Keyword ไม่ได้เรียบเรียงและจัดกลุ่มให้ดี ทำให้เราต้องเสียเวลามานั่งปวดหัวคิดซ้ำเรียง Priority กันซ้ำๆ ทำให้เปลืองพลังงานของสมอง
และคนส่วนใหญ่ เวลากลัวลืมนัดก็มักจะ Book นัดสำคัญๆ การประชุมไว้ใน Calendar แต่จริงๆ งานที่จดในปฏิทินมันเป็นแค่ 3-4% ของงานทั้งหมดที่เราต้องทำ ชีวิตเราก็ไม่ได้มีแค่งานในออฟฟิศ แต่รวมถึงงานส่วนตัว งานที่บ้าน ครอบครัว ที่เราไม่มีระบบสำหรับจดเรื่องเหล่านี้ ทำให้สมองเรามักจะกังวลอยู่เสมอ
ดังนั้นเราต้องใช้แอปฯ หรือโปรแกรมบางอย่างที่ช่วย Track หรือแจ้งเตือนว่า มีงานอะไรบ้าง อะไรที่ทำเสร็จไปแล้ว อะไรควรทำวันนี้ หรืองานชิ้นต่อไปคืออะไร เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องมาพะวง หรือมานั่งเสียเวลา List ใหม่
และอาจจัดกลุ่มตามบริบท หรือแยกเรื่องงาน กับเรื่องส่วนตัวก็ได้ แต่จริงๆ แล้วในชีวิตเรา เรื่องงานกับเรื่องส่วนตัว อาจจะแยกกันได้ไม่ขาด
การที่เรามีเครื่องมือและระบบการจัดการงานที่ดี ก็จะทำให้เราสามารถเลือกทำงานได้อย่างเหมาะสม เช่น เลือกจากงานที่เป็น priority หลักก่อน
4.Reflect อัปเดตภาพรวมเพื่อ Rethink Recalibrate
List งานต่างๆ ของเราก็เหมือนกับเป็นแผนที่ GPS ที่พาเราไปถึงที่หมาย ดังนั้นเราก็ต้องตรวจเช็ค อัปเดตภาพรวมบ้าง ประมาณสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง เพื่อไม่ให้ GPS มันเก่า และไปผิดทาง ซึ่งมันก็จะทำให้เรา “เสียเวลา”
เมื่อเราเช็คภาพรวมว่า ที่ผ่านมามีงานอะไรบ้าง เราจะได้เห็นว่างานทั้งหมดที่เราทำนั้นมันบาลานซ์กับชีวิตเราหรือไม่ เพื่อที่สัปดาห์ต่อไป หรือเดือนต่อไป เราวางแผนเรื่องต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม
5.Engage ลงมือทำอย่างมั่นใจ
เมื่อเรา List งานทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว เราก็เลือกได้ว่าบ่ายวันนี้ อยู่ในสถานที่นี้ควรจะทำอะไรดีเพราะการจะลงมือทำอะไรบางอย่าง ด้วยวิธีที่เป็นรูปแบบเดียวกัน อาจจะไม่ได้เหมาะในทุกบริบท เช่น เมื่อเราอยู่ในสถานที่ที่ไม่มีสมาธิ จะให้นั่งเขียนงานที่ใช้สมาธิเยอะๆ ก็อาจจะไม่ได้ อาจจะต้องเป็นการนั่งตอบ E-mail ง่ายๆ แทน
เมื่อเรามีงานทั้งหมดที่จัดอยู่ในระบบเรียบร้อยแล้ว เราจะสามารถเลือกโฟกัสได้อย่างเหมาะสมตาม บริบท เวลาที่มี และพลังงานร่างกาย/สมองในตอนนั้นๆ ด้วย
และบางครั้งเราอาจจะเลือกโฟกัสกับงานตรงหน้า เลือกโฟกัสกับคนที่เราอยู่ด้วยได้มากขึ้น
หรือเวลาที่เราอยากจะหยุดพัก เราก็สามารถทำได้ เพราะเราได้เลือกในแพลนไปแล้วว่า อะไรเป็นสิ่งที่ควรทำ ซึ่งหนึ่งในนั้นก็คือ “การพักผ่อน” และการได้พักจริงๆ ก็อาจจะเป็นสิ่งที่เหมาะสมที่สุดก็ได้
การลงมือทำอย่างถูกที่ ถูกเวลา และเหมาะสมกับพลังงาน แน่นอนว่ามันก็จะมีผลต่อความ Productive และความ Creative
ถ้าทำตาม 5 ขั้นตอนนี้ เราจะมีระบบในเรื่องของการทำงานมากขึ้น สามารถจัดระเบียบสิ่งที่ต้องทำได้เป็นหมวดหมู่ ทั้งเรื่องที่ทำงาน เรื่องส่วนตัว เรื่องต่างๆ เหมือนเป็นเมนูอาหารที่ครบสมบูรณ์อยู่ตรงหน้า ไม่ใช่มีบางส่วนอยู่ใน List บางส่วนอยู่ในสมอง แล้วก็จะหลงๆ ลืมๆ หรือคอยกังวลอยู่ในหัว สมองเหนื่อยล้าโดยที่ไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดี
และที่สำคัญ เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้น เราจะสามารถลำดับความสำคัญใหม่ได้อย่างรวดเร็ว เพราะกิจวัตร (habits) ที่พร้อมรับมือและปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ.. เมื่อจัดการตัวเองได้ดี เราก็จะสามารถมองเห็นโอกาส รวมถึงช่องโหว่ของปัญหา และผ่านมันไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และ “Getting Thing Done (GTD)” เป็นกระบวนการสำคัญที่จะมาช่วยให้เราจัดระเบียบความคิดได้ดียิ่งขึ้น
GTD เป็นหนึ่งในคอร์สที่มีทั้ง Live online และแบบ Classroom โดยจะมาช่วยจัดระเบียบงานและชีวิตที่วุ่นวาย เพื่อให้เราสามารถเหลือพื้นที่ของสมองไป Focus กับสิ่งสำคัญ รวมถึงมีการ coaching แบบ one-on-one ถ้าหากใครที่สนใจสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.productiveplus.net หรือ Facebook: gtdthailand
สุดท้ายนี้อยากจะสรุปสั้นๆ ว่า เมื่อเราไม่มีระบบการจัดการที่ดี สมองก็จะมัวแต่กังวล และเครียด ทำให้ไม่ได้ทำสิ่งที่สมองเก่งที่สุด และมีคุณค่าที่สุดในตอนนี้ โดยเฉพาะในโลกปัจจุบัน นั่นก็คือ Creativity “การคิดอย่างสร้างสรรค์”
