องค์กรก็เหมือนกับร่างกายของมนุษย์ที่มีโอกาสเจ็บป่วย และส่งผลให้ประสิทธิภาพการใช้ชีวิตต่ำลง เพื่อป้องกันอาการทรุดหนักจนยากจะรักษา เราจึงมักไปตรวจสุขภาพประจำปีเพื่อหาความผิดปกติ และรักษาให้ทันท่วงทีก่อนจะสายเกินแก้
ดังนั้น องค์กรต่างๆ ก็ควรที่จะตรวจเช็ก ‘สุขภาพ’ ของตนเองเช่นกัน เพื่อหาว่าอะไรที่มีแนวโน้มเกิดปัญหา ซึ่งจะส่งผลให้การทำธุรกิจไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร วันนี้เราจึงชวนคุณมาเช็กอาการซึ่งเป็นต้นเหตุให้ธุรกิจแย่ พร้อมหาวิธีแก้ ให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพ ส่งผลให้ธุรกิจไปได้ไกลกว่าเดิม
ถ้าพร้อมแล้ว มาเช็กสุขภาพธุรกิจของคุณกันเลย!
1. เอกสารล้น สูญหายบ่อย ใช้กำลังคนในการจัดการมาก
หนึ่งในสิ่งที่ลดประสิทธิภาพขององค์กรโดยใช่เหตุ ก็คือความวุ่นวายด้านระบบเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารแบบกระดาษ ซึ่งสร้างปัญหาเรื่องค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ และหากไม่มีการจัดเก็บอย่างดี ก็จะส่งผลต่อการเรียกใช้งาน ทั้งยังเปลืองพื้นที่จัดเก็บ และกำลังคนในการดูแลหรือค้นหาด้วย
วิธีการแก้ไขคือ ควรสแกนเอกสารกระดาษ และจัดเก็บให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลบนระบบ Cloud ซึ่งเป็นพื้นที่เก็บเอกสารออนไลน์ ที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ สะดวก ปลอดภัยสูง แต่สำหรับส่วนงานใดที่ยังจำเป็นต้องพิมพ์เอกสารออกมา ก็ควรมีการบริหารจัดการที่ดี เช่น มีการบันทึกข้อมูลการใช้งาน พร้อมทั้งกำหนดสิทธิ์และปริมาณการใช้งาน เพื่อไม่ให้เกิดค่าใช้จ่ายที่บานปลาย
หรือจะเลือกใช้บริการจัดการงานเอกสาร (Document Process Outsourcing) ก็ได้เช่นกัน ซึ่งคุณสามารถย้ายงานเอกสารในส่วนที่ไม่ใช่งานหลักของธุรกิจ หรืองานที่ใช้เวลาทำนานๆ ให้หน่วยงานบริการนอกองค์กรดูแลได้ โดยมีการทำงานและบันทึกข้อมูลให้แบบอัตโนมัติไปยังพื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนกลาง ที่ปลอดภัยและเรียกใช้งานง่าย
เมื่อมีการแก้ไข หรือปรับปรุงด้านระบบเอกสารแล้ว พนักงานก็จะสามารถจดจ่ออยู่กับงานสำคัญของตนเอง ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิผลให้กับองค์กรนั่นเอง
2. ความลับรั่วไหลจากเครื่องถ่ายเอกสารบริษัท
ข้อมูลคือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของบริษัท ซึ่งมีข้อมูลมากมายที่เป็นความลับ เป็นทรัพย์สินทางปัญญา ข้อมูลส่วนบุคคล หรือข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจ คงไม่ดีแน่ถ้าข้อมูลเหล่านี้จะรั่วไหลออกไป แต่คุณรู้หรือไม่ว่า เครื่องถ่ายเอกสารที่เชื่อมต่อเครือข่ายออนไลน์บางประเภทนั้นอาจถูกเจาะระบบเพื่อขโมยข้อมูลได้
นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ว่าทำไม เราจึงควรเลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารที่มีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี เช่น มีการติดตั้งซอฟต์แวร์แอนติไวรัส เพื่อป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์ และมีการเข้ารหัสผ่านก่อนการเรียกดูข้อมูลภายในฮาร์ดดิสก์ หรือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายในเครื่อง ซึ่งจะช่วยปกป้องข้อมูลที่มีค่าทางธุรกิจ ไม่ให้รั่วไหลสู่ภายนอก
3. เสียค่าใช้จ่ายด้านงานพิมพ์แบบไม่รู้ตัวต้นทุนสูงควบคุมยาก
คุณเคยคำนวณค่าใช้จ่ายที่เสียไปกับการพิมพ์งานภายในองค์กรหรือไม่? ถ้ายัง เราแนะนำให้คุณเริ่มตอนนี้เลย เพื่อหาช่องโหว่ ที่มาของค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น แต่อาจเป็นเรื่องยาก ถ้าเครื่องถ่ายเอกสารไม่สามารถบันทึกประวัติการใช้งาน หรือเก็บสถิติการพิมพ์งานได้ เช่น ข้อมูลผู้ใช้งาน ส่วนงานที่สังกัด วันเวลาและจำนวนหน้าที่พิมพ์ ทำให้ยากในการตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่มองไม่เห็นเหล่านี้
เพื่อลดปัญหาและค่าใช้จ่ายไปพร้อมกัน คุณสามารถเลือกใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการงานพิมพ์ เพื่อยกระดับการทำงานได้ ซึ่งข้อดีของซอฟต์แวร์ประเภทนี้คือ จะเข้ามาช่วยควบคุมและจัดการให้แบบอัตโนมัติ ตั้งแต่การกำหนดสิทธิ์การใช้งานต่างๆ เช่น ส่วนงาน A ให้สแกนเอกสารได้อย่างเดียว ส่วนงาน B พิมพ์สีได้เฉพาะผู้จัดการ พนักงานพิมพ์ขาวดำได้เท่านั้น อีกทั้งยังสามารถจำกัดปริมาณการพิมพ์ต่อเดือนของแต่ละส่วนงาน หรือรายบุคคลได้อีกด้วย ปลอดภัยสูง เพราะต้องยืนยันตัวตนที่หน้าเครื่องก่อนใช้งาน ข้อมูลและสรุปรายงานการพิมพ์ทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์กลาง สามารถเรียกดูและตรวจสอบค่าใช้จ่ายได้ง่าย จึงหมดกังวลกับปัญหาค่าใช้จ่ายบานปลายด้านงานพิมพ์ไปได้เลย
4. ซอฟต์แวร์ไม่ตอบโจทย์การใช้งานซื้อซ้ำทำงานซ้อน
สำหรับองค์กรที่มีพนักงานหลายแผนก ก็มักต้องการโปรแกรมการทำงานที่แตกต่างกัน อย่างฝ่ายบัญชี ฝ่ายบริหาร อีคอมเมิร์ซ หรือแอดมิน ถ้าหากไม่มีฝ่ายจัดซื้อซอฟต์แวร์ ก็อาจเจอปัญหาการซื้อโปรแกรมที่ไม่ตอบโจทย์การใช้งาน เช่น เมื่อใส่ข้อมูลในโปรแกรมหนึ่งไปแล้ว ยังต้องไปกรอกข้อมูลในอีกโปรแกรมหนึ่งด้วย เพราะสองโปรแกรมไม่สามารถใช้ข้อมูลชุดเดียวกันได้ และบางครั้งต่างฝ่ายต่างซื้อมาใช้ จนมีโปรแกรมซ้ำกัน ทำให้บริษัทเสียงบประมาณโดยใช่เหตุ
ก่อนที่องค์กรจะพังเพราะปัญหาจุกจิกกวนใจ คุณสามารถยกระดับธุรกิจให้เป็นมืออาชีพขึ้นได้ ด้วยการใช้โซลูชันที่ช่วยในการจัดการ และวางแผนทรัพยากรธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ อย่าง Enterprise Resource Planning หรือ ERP ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ปรับใช้ได้กับทุกส่วนงาน เพื่อปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติยิ่งขึ้น เหมาะกับธุรกิจทุกประเภท และสามารถจัดการข้อมูลลูกค้าได้รอบด้านอีกด้วย
5. เอกสารรออนุมัตินานตกหล่นสร้างความเสียหายกับองค์กร
องค์กรที่มีเอกสารต้องตรวจสอบเป็นจำนวนมากในวันหนึ่งๆ หรือมีแผนกงานยิบย่อยค่อนข้างเยอะ มักพบปัญหาว่า มีเอกสารรออนุมัติและติดที่ผู้มีสิทธิ์อนุมัติไม่สะดวกเข้ามาเซ็นเอกสารในออฟฟิศได้ บางครั้งเกิดการตกหล่น ซึ่งอาจสร้างความเสียหายให้กับองค์กรอย่างคาดไม่ถึง
วิธีรับมือกับปัญหาดังกล่าว คือการใช้ระบบ Workflow ช่วยในการจัดการเอกสารแบบ Paperless โดยออกแบบฟอร์มเพื่อขออนุมัติที่ครอบคลุมการใช้งานของแผนกต่างๆ และให้อนุมัติได้จากทุกที่ ทุกเวลา จะช่วยเพิ่มความรวดเร็ว และตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ และลดค่าใช้จ่ายด้านงานเอกสารไปพร้อมกัน
6. เกิดปัญหาด้านไอทีแต่ไม่มีคนช่วยแก้ไขให้
หลายๆ องค์กรน่าจะเคยเจอปัญหาสุดปวดหัวด้านระบบไอทีต่างๆ ทั้งคอมพิวเตอร์เสีย โปรแกรมใช้งานไม่ได้ ไปจนถึงระบบเครือข่ายล่ม แต่จะหันหน้าไปพึ่งใครก็พบว่าไม่มีคนที่รู้เรื่องเหล่านี้มากพอ สุดท้ายงานก็เสียหายไปทั้งองค์กร
ถ้าหากคุณไม่มีฝ่ายไอที และไม่อยากให้พนักงานฝ่ายอื่นๆ มาวุ่นวายกับการจัดการเรื่องนี้ ให้ลองหาพาร์ทเนอร์ที่สามารถดูแลได้แบบ One Stop IT Services หรือเจ้าเดียว ครบ จบทุกปัญหาดูก่อน ลองนึกภาพว่าถ้าต้องติดต่อผู้ให้บริการด้านไอทีหลายๆ ราย พร้อมกันเพื่อให้เข้ามาแก้ไขปัญหาจะเป็นอย่างไร แถมผู้ติดต่อยังไม่มีความรู้พื้นฐานด้านไอทีอีก ดังนั้นการมีผู้ให้บริการที่เชี่ยวชาญและแก้ไขปัญหาด้านไอทีให้เราได้ในทุกๆ เรื่อง ชั่วโมงนี้เป็นอะไรที่เวิร์คที่สุดแล้ว เพราะนอกจากจะเข้ามาเป็นที่ปรึกษาแบบรอบด้านแล้ว ยังลดเวลาในการติดต่อและแก้ไขปัญหาไปได้หลายเท่าตัวอีกด้วย
ในทางกลับกัน หากคุณมีฝ่ายไอที แต่พวกเค้ากลับใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการแก้ไขปัญหาให้ผู้ใช้งานในแต่ละวัน จนไม่มีเวลาเหลือในการปรับปรุงและพัฒนาระบบไอทีแล้วล่ะก็ คุณควรมองหาผู้ช่วยที่จะเข้ามาลดภาระและแก้ไขปัญหาแทนฝ่ายไอทีของคุณแบบเร่งด่วน ซึ่ง IT Helpdesk เป็นอีกหนึ่งบริการที่เป็นที่นิยมในปัจจุบัน โดยเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ จะรับหน้าที่ในการให้คำปรึกษา และแก้ไขปัญหาการใช้งานรายวัน ซึ่งจะช่วยนำงานที่ยุ่งยาก ซ้ำซ้อน และใช้เวลานานออกจากฝ่ายไอทีของคุณ เพื่อให้องค์กรของคุณได้พัฒนาด้านไอทีอย่างเต็มที่
7. ต้องการการจัดการองค์กรแบบสมาร์ทและปลอดภัย
องค์กรที่มีความเติบโตทางธุรกิจขึ้นเรื่อยๆ อาจต้องการระบบที่มาช่วยดูแลความปลอดภัย พร้อมทั้งอำนวยความสะดวกภายในออฟฟิศให้ทันสมัย ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทกับชีวิตของเรามากขึ้น แต่โซลูชันและระบบจัดการด้านนี้หลากหลายมากๆ คำถามคือ แล้วเราควรเริ่มต้นจากจุดไหนดี
คุณสามารถปรับเปลี่ยนองค์กรให้สมาร์ทขึ้นได้ง่ายๆ ผ่านเทคโนโลยี Internet of Things หรือ IoT ซึ่งสามารถสั่งงานอุปกรณ์ต่างๆ และระบบรักษาความปลอดภัยที่มีการเชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเตอร์เน็ตได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส เช่น การเปิดปิดไฟ และเครื่องใช้ไฟฟ้าภายในออฟฟิศแบบอัตโนมัติ รวมถึงการเปิดปิดไม้กั้นทางเข้าออกตามเงื่อนไขที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า ซึ่งโซลูชันเหล่านี้ จะเข้ามาเติมเต็มและยกระดับธุรกิจของคุณให้มีความเป็นดิจิทัลยิ่งขึ้น
จากที่กล่าวมาข้างต้น หากคุณอ่านแล้วสะดุดที่ข้อไหน แสดงว่าองค์กรและธุรกิจอาจมีแนวโน้มประสบปัญหาด้านสุขภาพ ควรรีบจัดการแก้ปัญหาโดยด่วน และเพื่อการดำเนินการที่ง่ายยิ่งขึ้น อาจเลือกใช้พาร์ทเนอร์ผู้ให้บริการที่มีทั้งซอฟต์แวร์และเซอร์วิสครอบคลุม ครบ จบในที่เดียว อย่าง Konica Minolta ที่พร้อมให้คำปรึกษาและดูแลคุณทั้งในเรื่อง Office Solutions, IT Solutions และทุกๆ ข้อที่กล่าวมา อีกทั้งยังการันตีคุณภาพด้วยรางวัลระดับโลก จึงสร้างความเชื่อมั่นให้กับเจ้าของธุรกิจด้านเทคโนโลยีสิ่งพิมพ์มายาวนาน
ตอนนี้มีโปรโมชันสำหรับการทดลองใช้อยู่ด้วย สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://www.facebook.com/konicaminoltabth/ หรือ โทร: 02 029 7000
