7 วิธีสร้างทีม ให้ทำงานแบบ Collaboration

53
ปัจจุบันนอกจากทักษะความรู้ความเชี่ยวชาญในตำแหน่งงานหรืออาชีพนั้นๆ (Hard Skills) แล้ว คุณลักษณะส่วนบุคคลที่สัมพันธ์กับความฉลาดทางอารมณ์ หรือที่เรียกกันว่า Soft Skills ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน โดยเฉพาะ ทักษะการทำงานร่วมกับผู้อื่น (Collaborative Skill) ซึ่งเกี่ยวข้องกับความเป็นผู้นำและการสร้างทีมเวิร์ค ที่จะช่วยให้ทุกคนในทีมหรือองค์กรไปสู่เป้าหมายความสำเร็จร่วมกันได้เร็วขึ้น
 
จากบทความของ Harvard Business Review ชื่อ 7 Strategies for Promoting Collaboration in a Crisis’ เขียนโดย Heidi K. Gardner และ Ivan Matviak ได้เสนอ 7 กลยุทธ์ในการส่งเสริมการทำงานร่วมกันกับผู้อื่นในช่วงวิกฤต (ที่ผู้คนวิตกอยู่ในสภาวะเครียดมากที่สุด)
 
1. ส่งเสริมคำถามที่อาจดูโง่และความท้าทายที่สร้างสรรค์
 
 
การกระทำลักษณะนี้ เรียกว่า “Obligation to Dissent” หรือการช่วยให้ผู้คน “กล้าที่จะตั้งคำถาม” ภายใต้สมมติฐานของกันและกัน โดยไม่ต้องกังวลว่าจะมีใครมาตัดสินว่าคุณนั้นโง่หรือซื่อบื้อ

แต่เพื่อนร่วมทีมจะต้องมีทักษะที่หลากหลาย มีพื้นฐานการทำงานที่แตกต่างกัน และเข้าใจตรงกันถึงผลประโยชน์ที่จะช่วยให้ทีมสามารถมองเห็นถึงความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น หรือเสนอแนวคิดใหม่ๆ เพื่อแก้ปัญหาที่สลับซับซ้อนนี้ได้ หรือพูดง่ายๆ คือ การสนับสนุนให้ทุกคนตั้งคำถามได้ทุกรูปแบบอาจช่วยเพิ่มโอกาสในการเห็นความเสี่ยงและทางออกของปัญหาได้ดีขึ้น
 
 
2. สังเกตหรือสำรวจหาความสัมพันธ์ของคนในทีม
 
 
ผู้นำสามารถใช้ข้อมูลทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ เพื่อศึกษาพฤติกรรมการทำงานร่วมกันของคนในทีมหรือองค์กรได้ เช่น ข้อมูลการบริหารโครงการ การระดมทุน หรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ สามารถบอกได้ว่าพฤติกรรมคร่าวๆ ของทีมที่รับผิดชอบงานนั้นเป็นอย่างไร

แต่หากไม่มีข้อมูลดังกล่าว ก็อาจใช้แบบสำรวจง่ายๆ เพื่อศึกษาพฤติกรรมของพวกเขา เช่น การทำแบบสำรวจความพึงพอใจ 5 ระดับ (1 = ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง ถึง 5 = เห็นด้วยอย่างยิ่ง) ลบกับข้อความ เช่น มีความรู้สึกร่วมถึงวัตถุประสงค์ของทีมแค่ไหน มีความเชื่อใจทีมแค่ไหน และเพื่อนร่วมงานให้เครดิตในงานของผู้อื่นมากแค่ไหน

โดยนอกจากจะช่วยให้ผู้นำรู้ถึงความสัมพันธ์ของคนในทีมผ่านค่าบวกและลบแล้ว ยังช่วยให้เขาสามารถ ตระหนักถึงพฤติกรรมที่อาจมีผลแง่ลบกับทีมได้ โดยเฉพาะพฤติกรรมที่มักไม่ถูกแสดงออกในช่วงเวลาปกติ
 
 
3. พยายามเข้าถึงคนที่อยู่หน้างานจริงๆ
 
 
ปกติแล้วคนที่ทำงานอยู่หน้างานย่อมรู้ดีที่สุด การติดต่อกับพวกเขาโดยตรงจะช่วยให้คุณได้ข้อมูลเกี่ยวกับการทำงาน รวมไปถึงข้อมูลอื่นๆ ของผู้คนในแต่ละสายงานค่อนข้างออร์แกนิค

หากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ อาจใช้วิธีการจัดเซคชันเล็กๆ เพื่อพูดคุยแลกเปลี่ยนกับพวกเขา ซึ่งนอกจากจะช่วยให้หัวหน้าเข้าใจว่าพนักงานกำลังเผชิญกับอะไรแล้ว ยังสามารถระบุความเสี่ยงทั้งทางกายและสภาพจิตใจ เพื่อหาทางออกที่ดีร่วมกันได้ 
 
 
4. เน้นย้ำวัตถุประสงค์และเป้าหมายของทีมบ่อยๆ
 
 
ความเชื่อที่ว่างานของแต่ละคนมีส่วนช่วยให้ทีมบรรลุเป้าหมายได้ จะช่วยให้พวกเขามีกำลังใจในการทำงาน และมองเห็นเป้าหมายในภาพรวมได้

โดยผู้นำต้องพยายามเสริมสร้างความมั่นใจให้กับเหล่าพนักงาน ซึ่งคุณอาจจะต้องพูดซ้ำๆ แม้อุดมการณ์นั้นจะไม่เปลี่ยน เพราะด้วยความเป็นไปของโลก พนักงานจำเป็นต้องรู้ว่าทิศทางที่คุณเคยพูดออกมานั้นยังคงหนักแน่นเหมือนเดิม
 
 
5. ให้คนในทีมสะท้อนถึงวิธีการทำงานในแบบที่ต้องการ
 
 
ในช่วงวิกฤตหรือสถานการณ์ที่ต้องเผชิญกับแรงกดดันและความเครียด หลายคนมักจะถอยกลับเข้าสู่ Comfort Zone แต่คุณจำเป็นต้องรู้ว่าตัวเองมีแนวโน้มที่จะแสดงพฤติกรรมแบบไหน ระหว่างหาทางออกนั้นด้วยตัวคนเดียว หรือไปปรึกษาเพื่อนร่วมงาน

เพราะถ้าเป็นแบบแรก คุณจะต้องมั่นใจว่าตัวเองสามารถกลับมาเป็นปกติได้โดยเร็ว แต่ถ้าเป็นแบบหลังคุณควรฟังมุมมองของเพื่อนร่วมงานคนอื่นด้วย เช่น ลองถามพวกเขาว่าสังเกตเห็นอะไรตอนที่คุณกำลังตกอยู่ในสถานการณ์เช่นนั้น เพื่อการรับรู้ถึงพฤติกรรมของกันและกัน สามารถช่วยกันปรับแก้ จนท้ายที่สุดให้การทำงานกลับมาราบรื่นดังเดิม หรือมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
 
 
6. เล่นกับจุดแข็งของตัวเอง
 
 
เราต่างรู้ดีว่า ในสถานการณ์ที่ต้องเผชิญกับแรงกดดันและความเครียด เป็นเรื่องยากหากจะให้ใครสักคนเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของตัวเอง เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้

ฉะนั้น อาจต้องพึ่งจุดแข็งของเราหรือคนในทีมมาปรับปรุงการทำงานร่วมกัน เช่น หากคุณเป็นคนชอบทำงานร่วมกับผู้อื่น ลองใช้ความกระตือรือร้นเท่าที่มีกระตุ้นพลังบวกของพวกเขา ให้อยากที่จะมีส่วนร่วมในการขับเคลื่อนงานไปด้วยกัน

ส่วนคนที่ชอบทำงานคนเดียว ทำงานได้ดีและมีประสิทธิภาพเมื่อได้อยู่กับตัวเอง ก็สามารถสร้างแรงกระตุ้นให้คนในทีมอยากที่จะจดจ่อกับงานมากขึ้นได้ แต่ผู้นำจำเป็นต้องหมั่นสังเกตพวกเขาแล้วมาบอกกับคนอื่นๆ ถึงวิธีการที่คนเหล่านี้ทำ

หรือง่ายๆ เลย ไม่มีใครไม่ชอบ “คำชม” ลองหาจุดแข็งของเขามาชื่นชมบ้าง (ต้องระวังไม่ให้บ่อยไป) และการดึงจุดแข็งของแต่ละคนมาใช้ให้ถูกที่ถูกเวลาย่อมนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีในทางธุรกิจ
 
 
7. ทีมที่ทำงานร่วมกันได้คือผู้ชนะ
 
 
ผู้นำหลายคนมักเผลอไปทำลายความสัมพันธ์ของคนในองค์กรโดยไม่รู้ตัว เพราะพวกเขามักมุ่งเน้นไปที่การยกย่องพนักงานคนใดคนหนึ่งที่สามารถทำประโยชน์ให้กับบริษัทได้มากกว่าคนอื่นๆ เช่น คนที่ทำยอดได้ตรงตามเป้า คนที่สามารถทำงานล่วงเวลาได้ หรือแม้แต่คนที่เป็นฮีโร่กู้สถานการณ์

ซึ่งไม่ใช่ว่าไม่ดี แต่มันอาจสะท้อนถึงการสนับสนุนคนเพียงไม่กี่คนเพื่อชัยชนะของทั้งองค์กร

ดังนั้น ผู้นำอาจใช้ช่วงเวลานี้ จัดโครงสร้างองค์กร เพิ่มการสนับสนุนทีมงาน และส่งเสริมให้สมาชิกในทีมบรรลุเป้าหมายไปพร้อมๆ กันได้ โดยไม่ให้เกิดไซโล (Silo) ในที่ทำงาน เช่น การให้ค่าตอบแทน หรือการเพิ่มแรงจูงใจ
 
 
แปลและเรียบเรียงจาก : https://bit.ly/3k8N61n