บริษัทเป็นอย่างไร…ดูได้จากการประชุม

108
การประชุมเป็นช่วงเวลาที่สำคัญขององค์กร เพราะเป็นเวลาที่พูดถึงการดำเนินการในอดีตที่ผ่านมา การตัดสินใจในปัจจุบัน และการวางแผนอนาคต แต่ช่วงเวลานี้อาจเสียไปแบบเปล่าประโยชน์ได้ ถ้าถูกใช้ไปกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพมากเท่าที่ควร
 
แล้วการประชุมแบบไหนล่ะที่เรียกว่าได้ว่า “เปล่าประโยชน์”
 
มีการวิจัยชี้ให้เห็นว่า มีเพียง 50% ของเวลาการประชุมเท่านั้นที่มีประสิทธิภาพได้ผลดี หลังจากนั้นประสิทธิภาพของการประชุมจะเริ่มลดลงเรื่อยๆ
 
ซึ่งอันดับแรกคุณต้องเช็กภาพรวมของการประชุมจากสถานการณ์เหล่านี้ก่อน
 
– การประชุมของคุณจบลงด้วยอะไร จบเพราะหมดเวลาหรือจบด้วยการสรุปผลลัพธ์ที่ชัดเจนและแผนต่อไปที่ต้องทำ
 
– ในที่ประชุมมีการไตร่ตรองเกี่ยวกับกลยุทธ์มากน้อยแค่ไหน ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าใจและรับทราบเป้าหมายของบริษัทได้ครบทุกคนไหม
 
– มีการจัดทำเอกสารเพียงพอต่อที่ประชุม หรือส่งเป็นไฟล์ผ่านช่องทางต่างๆ อย่างเช่นอีเมลล่วงหน้า
 
Cameron Herold ผู้ประกอบการชาวแคนาดากล่าวไว้ว่า การประชุมที่ดีที่สุดคือการให้ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นถึงสินค้าและการบริการ ผ่านมุมมองและประสบการณ์ที่หลากหลายจากแต่ละคน เพื่อลดจุดบอดให้น้อยลง
 
ดังนั้น เราควรสังเกตการประชุมว่า ทุกคนในที่ประชุมมีโอกาสได้พูดไหม, คนที่ได้รับเชิญเข้าร่วมประชุมนั้นดูจากตำแหน่ง อำนาจ หรือคำเชิญขึ้นอยู่กับความรู้ความถนัดและตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม ซึ่งผู้จัดการประชุมต้องตั้งคำถามเพื่อให้ทุกคนได้มีโอกาสพูด สิ่งนี้จะกระตุ้นให้ทุกคนมีส่วนร่วม
 
การเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่
 
การประชุมไม่ได้เป็นเพียงแค่การประชุมเท่านั้น แต่มันใหญ่กว่านั้นมาก เพราะมันร่วมไปถึงการสร้างนิสัยการสื่อสารภายในองค์กรที่ถูกต้อง องค์กรจึงจำเป็นต้องมี MVP คือ พันธกิจวิสัยทัศน์และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เป็นเสมือนสิ่งที่ยึดองค์กรให้เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันให้เห็นถึงจุดมุ่งหมายและทิศทางความสำเร็จที่องค์กรกำลังขับเคลื่อนไป
 
ซึ่งการประชุมเป็นช่องทางหนึ่งที่สามารถสร้างแรงจูงใจให้พนักงานรับรู้ว่า “สิ่งที่ทำให้ลุกจากที่นอนตอนเช้าคืออะไร” และสิ่งสำคัญคือ แรงจูงใจให้พนักงานยึดมั่นและปฎิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
 
“Meetings at work present great opportunities to showcase your talent. Do not let them go to waste.”- Abhishek Ratna
 
การประชุมถือเป็นโอกาสที่ดีในการแสดงความสามารถของคุณ อย่าปล่อยให้มันสูญเปล่าไป
 
แปลและเรียบเรียงจาก: